档案整理归档
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公告摘要
请中标单位及时与业主相关负责人联系，及时签署相关商务合同；未中标供应商也可及时向业主提出相关质疑。于此项目有关的其他供应商也可与中标商*******联系，及时提供后续设备与服务。
部分信息内容如下：（查看详细信息请登录）
***政府采购合同
编制说明
*、签订合同应遵守《中华人民**国政府采购法》、《中华人民**国合同法》。
*、签订合同时，采购人与中标人应结合招标文件第五章规定填列相应内容。招标文件第五章已有规定的，双方均不得对规定进行变更或调整；招标文件第五章未作规定的，双方可通过**协商进行约定。
甲方：***环境保护局
乙方：**炬档科技有限公司 小微企业 无
根据招标编号为[******]E[TP]*******的档案整理归档项目（以下简称：“本项目”）的招标结果，乙方为中标人。现经甲乙双方**协商，就以下事项达成一致并签订本合同：
*、下列合同文件是构成本合同不可分割的部分：
*.*合同条款；
*.*招标文件、乙方的投标文件；
*.*其他文件或材料：□无。□{{(通用填空无)}}。
*、合同标的
包号 品目号 品目名称 商品名称 数量 计量
单位 产地
类型 单价 金额 品牌 型号技术
指标等 * *-* 图书馆和档案馆服务 图书馆和档案馆服务 * 套 国内 ****** ****** **炬档 脊背*CM 合计： ******.**
*、合同总金额
*.*合同总金额为人民币大写：贰拾玖万伍仟元整元（￥******.**）。
*、合同标的交付时间、地点和条件
*.*交付时间：合同签订后***个工作日内交货；
*.*交付地点：**省******石码镇人民东路**号；
*.*交付条件：验收合格。
*、合同标的应符合招标文件、乙方投标文件的规定或约定，具体如下：
项目服务内容主要包括：对****盒*cm档案材料按类别、年度、门类进行初步区分——针对档案门类属性制定档案整理简要说明—根据说明进行判断文件是否归档—鉴定保管期限—分类—文件拆钉、分类排序、修补—编写档号、装盒—拟写案卷题名—打页码—卷内级录入和案卷级目录录入—编写封面和侧面—档案扫描—处理（纠偏、去污、图像拼接、裁边处理）—装订—编制检索目录—编号装柜。所完成的所有数据应满足***档案局相关要求，并挂接导入进***档案局馆藏档案管理系统内。 *.*档案整理 根据采购人的档案管理规范与移交批次，在采购人档案管理人员及项目经理的指导下，对各部门收集而来的档案进行整理编目，档案整理人员对移交、领取的档案进行清点与登记，并在登记后形成双方《档案交接单》，档案整理人员按照分类方案，对领取的档案进行分类、归卷、拟写案卷题名、排序、编号、建立目录、质量检查、加盖归档章、整理装盒、贴标签等操作，在整理过程中严格遵循招标方的整理规范。 （*）检查排序。对卷（盒）内每“件”档案，依照问题-年度进行整理、排序，确保卷内文件的有机联系。检查时，文件制成材料或者字迹材料不利于档案保管的（如热敏纸传真件、不耐久材料书写的文件等），须对文件进行复制。费用收据、快递签收回执等重要材料粘贴在A*办公纸标准的衬纸上，对其他不符合A*办公纸标准的材料进行补边、托裱、裁边、折叠、粘贴衬纸等。*.*cm厚的档案盒每册一般不超过***页为宜。 （*）整理。逐卷检查实体，去除对档案构成危害以及妨碍档案扫描的不利因素，如：剔除、清除档案材料中的大头针、订书针等金属物、杂物。对档案的破损、霉坏等需裱糊的案卷做出评定，对需要修裱的档案进行修复。对形状大小不规则的档案资料以A*办公纸作为标准进行补边、托裱、裁边、折叠等处理，对纸张过大的进行折叠，纸张过小、订口过窄或者有字迹的进行粘贴衬纸，纸张破损的进行修补，处理后的档案页面规格统一为A*幅面大小。对需要附卷保存的信件，打开展平加贴衬纸，并保留邮戳标明的日期（不得将邮票取掉）。 （*）编码。按照顺序对有文字（铅笔编码）的页面逐页用阿拉伯数字连续编页号（即页码），页号编在有文字（铅笔编码）纸张正面的右上角、背面的左上角，避免出现重号、跳号和错号等情况，空白的页面（有铅笔编码或特别说明的除外）不编页号（案卷封面、卷内目录、备考表、证物袋、封底不编页号）。 （*）著录。包括案卷级、文件级及件盒级档案目录的著录。案卷级目录著录内容通常包括：全宗号、档号、案卷号、年度保管期限、责任者、分类号、案卷题名、卷内文件起止时间、卷内文件总页数、档案开放情况、备注。文件级目录著录内容包括全宗号、档案年度、分类号、卷内顺序号、页号、期限、责任者、文号、题名、成文日期、文本、载体数量。件盒级目录著录内容包括：全宗号、年度、保管期限、盒号、室编件号、文号、责任者、题名、文本、成文日期、载体数量（页数）。 （*）打印。对已经著录信息的档案封面和档案盒进行打印。打印的文字要清晰，字体及大小与封面和档案盒相匹配，不能越界或重叠。 （*）装订。对已整理好的档案进行装订，做到牢固、整齐、美观，卷内材料左齐下齐，按左侧三孔一 线方式进行装订，长度以***毫米左右为宜；卷内厚度按实际而定。以档案盒能容纳（盒面不能鼓起）装订后案卷为限；材料过多的，按顺序分册装订。且均从“*”开始编写页码。 （*）装盒。将已经装订的案卷采用统一档案盒进行装盒。档案装盒要按照案卷号顺序依次排列存放，装满为止；册书多，一盒装不下的，应当分多盒装。 （*）在整理过程中要注意： 档案整理必须逐份进行自检，按年度分类组成案卷，案卷按顺序编号，无关资料或重复的复印件经招标方确认后要进行剔除。 对影响扫描质量的装订物、装订线要先拆除，拆除装订物时应注意保护原件，如拆除后不能复原的珍贵原件，应请示主管部门再决定是否拆除。 破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复，折皱不平影响扫描的原件应熨平或压平后再进行扫描。 投标人每完成***卷实体整理后需经采购方检查比对，如有不合格的，全部发回成交方全面自检，如无问题才可继续整理。 *.*档案数字化加工 *）卷宗出入库：出入库时需核对数量（卷、册、件数、张数，填写出入库交接清单并双方签字。 （*）档案整理：核对年度、案卷号、当事人信息、文件名 称，将卷宗拆分成单页、检查页码顺序（不清楚的应誊写）去除装订线、去除钉扣等杂物、展平档案并理顺材料便于扫描，其中部分档案，纸张大小厚薄不一，部分档案发黄发脆，对破损档案要进行修补、压整。 （*）扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描，如非采购人要求，不能更改为灰度或黑白模式； （*）扫描工艺：要求不损坏档案原件，不漏扫；对于原件纸质较差的档案，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张平扫；A*幅面及以下的档案资料需采用一次性成图的方式进行处理，大于A*幅面的资料采用大幅面工程扫描仪一次性成图； （*）图像处理：对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保数字化图像资料清晰完整、顺序正确、不重复、不遗漏、无黑边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示且打印质量清晰； （*）扫描仪基本要求：扫描部件采用三色增强的CCD，光学分辨率不低于***dpi。 （*）扫描分辨率：分辨率不低于***DPI。当档案原件不清、字迹较淡（如碳写的收据、委托合同、身份证复印件等），扫描的图像不清晰时，应适当增加分辨率,可根据实际情况调整分辨率及其他相关参数； （*）图像文件大小：单个A*幅面的资料形成的彩色图像文件大小原则上不大于***KB； （**）图像存储备份：成交服务商入场后根据采购人标准自行修改数字化加工系统，根据采购人要求对扫描件进行存储，扫描后的电子文件需要提交硬盘存储，并且符合***档案局档案信息管理系统导入需求，能够实时将经过检验的数据投入实际应用。扫描后的电子文件需要刻录DVD数据光盘或移动存储介质一式二份交付采购人，数据文件电子影像存储格式为多页TIFF、双层PDF、JPG三种格式格式。 （**）图像文件的命名：图像文件的命名应按《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（CB**/T***-****）中有关档号结构标准，建立目录数据与文件名。以目录数据库内该文件档号对应扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件进行命名。每份档案文件与其图像文件通过档号加序号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系，为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。 （**）清晰度：小五号复杂笔画中文文字在屏幕显示和原样打印后的准确识读率达到**%以上； （**）倾斜度：小于*度； （**）图像核查：将扫描完成的资料逐一核查，去除扫描软件没能自动处理的黑边、纠斜、污点等，记录补扫信息（对漏扫、不合要求的扫描图像重新补扫）。 （**）图像补扫：将核查完成的、需补扫的资料逐一补扫，补扫质量达到品质要求。 （**）图像分隔：将扫描完成的图像序列做文件标记分隔，将扫描的资料按卷宗号分成单份资料影像系列。 （**）编目著录：对档案目录数据进行著录，做到在录入数据的同时做好校对工作，并按照招标方的要求进行各类案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库。著录的错误率应小于千分之一。采用双人著录,软件需确保双人输入信息不一致时,信息自动无法存储或出现其它明显的标示方法等纠错方式，保证索引建立的准确性。 （**）索引校验：对主索引和分类索引进行校验，索引信息、影像信息和档案原件要一一对应。 （**）档案归档：保证卷宗资料完好无损，将处理完成的卷宗还原装订、粘贴条形码、粘贴封志、填写交接清单、入库上架。 （**）品质检查：对最终处理完成的任务批次（电子文件、著录内容）作***％的质量检查，确保完全合格。 （**）数据上传、卷宗交接：将检查合格的影像数据根据采购人要求格式上传到***行政审批局档案管理系统，装订好的卷宗交采购人验收。 （**）数据挂接：以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名 称与档案目录数据库中该份文件的案号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的案号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。扫描完成的数据需按照要求导入***档案局档案信息管理系统，并配合做好移交手续。 （**）质量自检：投标人应建立严格的质量检测体系。数据挂接前，应对完成加工的纸质档案和相应电子数据进行全部质检；数据挂接后，应全面检查是否挂接成功和检查是否与纸质版的相同，移交给采购人按照不低于**%的比例抽检挂接的电子数据。质检需形成书面报告，质检通过后才能交付采购人验收，并需将质检报告一并提交采购人备查。必须由采购人验收通过才可将档案归还至库房，如果采购人质检期间正确率低于**%可以要求全批退回重检。
*、验收
*.*验收应按照招标文件、乙方投标文件的规定或约定进行，具体如下：
（*）投标人必须针对本招标项目中的服务要求进行包干报价，投标人应充分考虑提供服务期间人工费及相关材料费价格上涨的风险，本报价包括以下全部费用：设备使用费、档案整理、目录著录、档案扫描、图像处理、数据对接及校对、中标服务费等直至档案还原达到验收合格的一切费用。各投标人应依据招标文件要求自行核算成本报价，如投标人中 标后发现未预见事宜，可能需要增加的费用全部由成交供 应商自行解决，采购人将不再追加价款，由此引起的违约行为，依照合同约定处理。 （*）报价以人民币为货币单，按包干形式报价。 （*）采购人将按件验收，合格率在**.*%以上，投标人应在投标文件中对档案数字化加工的合格率作出承诺。 （*）验收时中标人代表必须在场。 （*）本项目完工后十个工作日内，乙方留*名工作人员在甲方现场解决图像、挂接、校正等出现的问题。 （*）乙方针对本项目提供为期一年的免费售后服务，从验收交付日算起。在一年免费售后服务期内，如甲方在数据使用和档案实体使用中发现因乙方工作疏漏造成的问题，乙方应派人及时到现场进行修正，费用由乙方承担。。
*.*本项目是否邀请其他投标人参与验收：
不邀请。
*、合同款项的支付应按照招标文件的规定进行，具体如下：
支付期次 支付比例（%） 支付期次说明 预期支付时间
（用于采购贷申贷，为空无法进行申贷） * ** 合同签订且成交供应商进场一周后，支付合同总金额的**%给中标人做为预付款，成交供应商同时提供等额的正式发票 * ** 档案整理项目全部结束并验收合格后，支付合同总金额的**%给成交供应商，成交供应商同时提供等额的正式发票
。
*、履约保证金
无。
*、合同有效期
合同签订后***个工作日内交货.。
**、违约责任
*、乙方未经甲方同意擅自中断执行合同条款，必须向甲方偿还己收取的费用并按合同额*%向甲方支付违约金。甲方无故中断执行合同条款的，甲方应按合同*％向乙方支付违约金，乙方应同时将已经收取的费用返还给甲方。 *、扫描加工中由于不可抗力而导致合同无法如期履行或无法全部履行时免除乙方违约责任，但应在**日内书面通知对方。本合同所指不可抗力包括地震、火灾、水灾、战争、政府行动、意外事件或非双方所能克服、预见或避免的事件。 *、因乙方原因造成甲方档案材料损毁丢失的，乙方应赔偿甲方因此造成的损失，并按合同额*%向甲方支付违约金。 *、乙方未按照合同约定履行本合同第九条规定的，甲方有权直接将未支付给乙方的全部款项扣除作为乙方应支付给甲方的违约金。 。
**、知识产权
**.*乙方提供的采购标的应符合国家知识产权法律、法规的规定且非假冒伪劣品；乙方还应保证甲方不受到第三方关于侵犯知识产权及专利权、商标权或工业设计权等知识产权方面的指控，任何第三方如果提出此方面指控均与甲方无关，乙方应与第三方交涉，并承担可能发生的一切法律责任、费用和后果；若甲方因此而遭致损失，则乙方应赔偿该损失。
**.*若乙方提供的采购标的不符合国家知识产权法律、法规的规定或被有关主管机关认定为假冒伪劣品，则乙方中标资格将被取消；甲方还将按照有关法律、法规和规章的规定进行处理，具体如下：无。
**、解决争议的方法
**.*甲、乙双方协商解决。
**.*若协商解决不成，则通过下列途径之一解决：
提交仲裁委员会仲裁，具体如下：。
向人民法院提起诉讼，具体如下：向有管辖权的人民法院提起诉讼。
**、不可抗力
**.*因不可抗力造成违约的，遭受不可抗力一方应及时向对方通报不能履行或不能完全履行的理由，并在随后取得有关主管机关证明后的**日内向另一方提供不可抗力发生及持续期间的充分证据。基于以上行为，允许遭受不可抗力一方延期履行、部分履行或不履行合同，并根据情况可部分或全部免于承担违约责任。
**.*本合同中的不可抗力指不能预见、不能避免、不能克服的客观情况，包括但不限于：自然灾害如地震、台风、洪水、火灾及政府行为、法律规定或其适用的变化或其他任何无法预见、避免或控制的事件。
**、合同条款
根据实际情况填写。招标文件第五章已有规定的，双方均不得对规定进行变更或调整；招标文件第五章未作规定的，双方可通过**协商进行约定。
**、其他约定
**.*合同文件与本合同具有同等法律效力。
**.*本合同未尽事宜，双方可另行补充。
**.*本合同自签订之日起生效。
**.*本合同纸质文件一式肆份。合同电子文本通过政府采购网上公开信息系统自动备案。合同纸质文本需与备案电子文本一致，以备案电子文本为准，具有同等效力。
**.*其他：□无。□无 。
甲方：***环境保护局乙方：**炬档科技有限公司住所：***人民东路**号住所：***海沧区沧湖东一里***号****室单位负责人：单位负责人：程在平委托代理人： 委托代理人： 曾倩 联系方法：***********
联系方法：{{(供应商联系电话（合同）)}}开户银行：开户银行：建设银行**文灶支行账号：账号：**** **** **** ****
签订地点：***环境保护局
签订日期：****年**月**日****年**月*日
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