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国际投标文件编制原则与策略研究
发布日期:2007年12月20日 | 标签:
[作者简介] 许高峰( 1969- ),男,浙江定海人,高级工程师,天津大学管理学院博士研究生;林强(1971- ),男,天津人,天津大学管理学院讲师,博士研究生;杨雪松(1971- ),男,北京人,中欧国际工商学院,工商管理硕士研究生。

[内容摘要] 如何在竞争激烈的国际招标项目中取胜已成为国内企业十分关心的课题,本文结合国际 招投标活动的一些重要原则和观念以及国际贸易惯例和我国 投标人的经验教训,详细给出了编制有竞争力的投标文件的基本依据和必要条件,在此基础上,详细剖析了投标文件中的相关内容。本文对于编制有竞争力的投标文件具有普遍的指导意义。

  国际招标与投标是一种国际上普遍采用的、有组织的市场交易行为,是国际贸易中商品、技术和劳务的一种买卖方法。国际投标是投标人利用竞标机会进行销售或出口的商业活动,也是国内企业将商品、技术和劳务打入国际市场的有力武器。因此投标人研究如何制作有竞争力的投标文件,从而提高中标率显得尤为重要。

  投标人在开标前会做大量的准备工作,但最终投标人对招标文件的响应是通过其投标文件来反映的,招标人选择谁或不选择谁都是要根据投标文件的具体内容来做出决定,废标和中标与否也都要在投标文件中找出相应的依据。所以,投标人应对投标文件给予足够的重视,力求递交的是一份内容上完整、实质上响应、价格上有竞争力、制作上精美的投标文件。

  世界各国凡采用国际招标方式进行采购的项目,投标人一般都在各行业和机构的“招标文件范本”的基础上编制招标文件。目前流行的范本大多以世界银行发布的“招标文件范本”为基础,并根据各国的法律要求和项目的实际情况做出适当调整。国际投标涉及诸多领域,本文仅以机电产品采购项目的国际投标为例,结合国际投标的特点,从理解 招投标活动的一些重要原则和观念入手,介绍编制有竞争力的投标文件的相关内容。

一、招投标活动的一些重要原则和观念

  在介绍制作投标文件之前,有必要把目前世界各国普遍认可的招投标活动的一些重要原则和观念总结介绍如下:

1.招投标活动是基于规范文本形式的经济活动:

(1)招标人的购买意图体现在书面的招标文件中,而投标人的投标内容通过书面的投标文件反映;

(2) 在投标截止日期前,招标人澄清投标人提出的问题或招标人主动对招标文件进行修改,都应通过书面方式进行,并在投标截止日期前书面通知所有购买招标文件的投标人,使之成为招标文件的一部分,而投标人应书面回函确认;递交后的投标文件如有修改,也应在投标截止日期前以书面方式进行;

(3)评标中的澄清不论双方见面与否均应在规定的时间内通过书面形式提出并回答,澄清文件需由投标人代表签字,否则无效;

(4)投标文件要用招标文件规定的文字完成并打印,一般不能手写;

(5)投标文件每页都要由投标人代表用姓或首字母小签,修改的地方也要小签证明。如签字人不是投标人的法定代表人,应出具法定代表人的授权书;

(6)在唱标时没有根据书面投标文件读出的降价声明、选择报价或备选投标方案在评标时将不予考虑;

(7)决定投标的响应性只根据投标文件本身的内容,而不寻求外部的证据。要求的补充证明文件不能造成对投标内容和价格的实质性修改。

2.招投标活动的时效性原则:

  招投标活动的时效性贯穿于整个招投标过程,可以按时间划分为:

(1)前期:包括(a)出售招标文件的时间有规定;(b)投标人对招标文件提出澄清的时间有限制;(c)投标人准备投标文件的时间和截标、开标时间有规定;

(2)中期:包括(a)投标有效期有规定;(b)投标保证金有效期有规定;(c)投标人对澄清的答复有时间限制;

(3)后期:包括(a)中标后递交履约保证金的时间有限制;(b) 签订合同的时间有限制。

3.招投标活动中评标公正性、公平性及公开性原则:

  评标标准和方法事先由招标人制定并写入招标文件,不能在开标后根据投标文件的情况更改和增减评标原则,或对不同投标人采取不同的评标标准。合同将授予实质性响应招标文件要求且评标价最低的投标人,而并不一定是开标价最低的投标人。

  评标期间招标人可要求投标人对其投标文件进行澄清,但不能寻求、提供或允许投标人对投标价格等实质性内容做任何更改。对于投标文件中不构成实质性偏差的不正规、不一致或不规则内容,招标人可以接受,但这种接受不能损害或影响投标人的相对排序。实质性响应的投标应是与招标文件的全部条款、条件和规格相符,没有重大偏离的投标。对于关键条款的偏离、保留或反对,(例如关于投标保证金、使用法律、税收等内容)应被认为是重大偏离。投标人不得通过修正或撤消使其投标成为实质性响应的投标。

  实质性响应标准并没有严格统一的界定,业界的看法不尽相同。但影响到投标人排序或会导致废标的因素都可认为是实质性的不响应。

二、编制完整的投标文件

  投标文件的编制质量,会直接影响到能否中标,在投标文件中不仅反映出投标人实力,而且还能反映出投标人投标策略和投标技巧。所以,对投标人而言,要想编制出有竞争力的投标文件,就需首先做好下列工作:

1.详细分析招标文件

  招标文件是投标的重要依据,因此,投标人应该在熟悉本文上述有关重要原则与观念的基础上,对招标文件进行认真细致的分析研究,“吃透”招标文件——即投标人要全面消化招标文件内容,不放过任何细节。本文针对机电工程国际投标的特点,将招标文件的主要内容概括总结如下:

(1)基础信息,包括项目名称、子项目名称(如有的话)、招标编号、招标标的物名称、业主名称、招标代理机构和买方(用户)名称;

(2)开标时间和开标地点;

(3)联系人和联系方法;

(4)投标语言;

(5)投标报价方式、有无额外相关费用、投标货币要求;

(6)资格和业绩要求;

(7)投标保函的要求;

(8)投标有效期;

(9)正、副本的份数;

(10)评标中考虑的因素和具体量化方法;

(11)交货日期;

(12)付款方式;

(13)需要多长期限的备品备件和报价要求;

(14)要求包括的附件、零备件、专用工具;

(15)技术服务的要求;

(16)培训的要求;

(17)对分项报价的要求;

(18)选购件的要求和评审方法;

(19)评标价的计算方法;

(20)技术规格(或规范)。

2.完整的投标文件内容

  在完成上述招标文件分析工作后,就应着手拟定投标文件, 一份完整的投标文件应包括下述部分(列出的是几乎所有可能的项目,根据具体情况会有所增删):

(1)投标书;

(2)营业执照/注册证明;

(3)投标一览表;

(4)投标分项报价表;

(5)货物说明一览表(技术规格应答/供货范围/设备描述);

(6)技术规格偏离表;

(7)商务条款偏离表;

(8)投标保证金;

(9)法人代表授权书;

(10)资格声明;

(11)银行资信证明;

(12)制造商资格声明;

(13)贸易公司资格声明(如必要);

(14)制造商出具的授权函(如代理商投标);

(15)证书;

(16)售后服务说明;

(17)备品备件清单;

(18)随机备件、易损件、专用工具清单;

(19)选购件清单;

(20)培训计划;

(21)制造/销售记录;

(22)各种要求的注册证、许可证、认证;

(23)产品样本资料。

三、投标文件分项编写原则与策略

  一份有竞争力的投标文件不仅要求内容完整,而且要求在编制投标文件的每一项内容上讲究策略。下面,针对我国企业在国际投标实践工作中积累的经验,总结出相应的投标文件编写内容与相关策略。

1.封面:封面上需要填写项目名称/投标产品名称和本项目的招标编号以及日期。如果本次招标包括若干合同包,应指明投标的具体包号和产品名称。另外注意要在签字本和复印本上标明正本和副本字样。

2.投标文件清单,即投标文件目录。

3.投标书:投标书要填写的内容有:招标代理机构的名称(如有的话)、项目/产品名称、招标编号、副本份数、投标保函金额、投标价格、补遗书份数、投标有效期天数和联系人地址以及联系方法。投标价格应表述全面,包括报价方式和大小写金额,如:CIP大马士革(或CIF西雅图)美元贰拾捌万叁仟伍佰圆整,即USD283,500.00。根据国际惯例,投标有效期一般为60-120天,但应注意检查招标文件的具体要求,投标人承诺的投标有效期比规定期限短一定会导致废标。

4.投标一览表:根据招标文件要求,投标一览表除在投标文件中提供外,还应单独密封一份供招标人唱标时使用。填写内容包括:招标编号、序号和包号/品目号(只有一种投标产品时可不填)、设备名称、型号和规格、数量、制造商名称和国籍、报价方式(如CIF马尼拉或CIP巴格达,因为有的项目评审标准以货到用户所在地为准,即包括内陆运保费,所以建议都以CIP形式表述;如用CIF还应单独说明内陆运保费的金额,除非内河港口,如CIF多伦多)、投标货币(美元、欧元、日元等)、投标总价、投标保证金(有/无)、交货期(应严格按照招标文件的提法表述,如“合同签字后三个月”或“合同生效后三个月”,一般不要只简单填写“三个月”,根据国际贸易惯例,合同签约和生效不是一个时间。另外“收到L/C”是指在合同签字并生效后一段时间,不能等同)。

5.投标分项报价表:本表的目的是了解投标总价的构成并比较各个投标人相同项目报价的高低,一般招标文件的脚注会注明“如果不提供详细分项报价将视为没有实质性响应招标文件,会导致废标”。

  主机和标准附件一项要填写型号和规格、数量、原产地(即具体生产厂的国别)和制造商名称、EXW或FOB/FCA单价、CIF/CIP单价(选择其中一种,“CIF/CIP…”并列会引起误解)、CIF/CIP总价、至最终目的地的运保费。

  如果不提供备品备件和专用工具应注明。如果提供备件和工具,可按要求注明厂家和价格,在“规格和型号”一栏注明“清单见附件”,用附件详细说明内容。

6.货物说明一览表和技术规格偏离表:货物说明一览表只是对货物的简单描述,招标文件脚注中一般要求详细技术性能另页描述,所以本部分和后面的技术规格偏离表应构成产品的全部技术部分。技术规格偏离表的本意是列出和招标文件的要求不符合的条款,但建议利用此表对全部技术指标进行说明。严谨完整的投标文件技术部分应包括:

(1)技术规格应答,即对照招标文件的技术规格要求逐项说明响应性,包括有关服务要求的响应性(如愿意放在商务部分也可,但不能遗漏);

(2)供货范围,指货物的组成部件和价格构成(单独用附件形式说明也可,或者根据需要不指出价格);

(3)货物描述,即用投标人自己的方式、习惯和格式对产品进行详细介绍,突出特点和优势;

(4)产品印刷样本资料。

  技术规格应答注意事项:第一部分是招标文件的条目号和要求的规格,第二部分是投标产品的技术规格,第三部分是有关说明。第二部分内容要根据要求的性能使用详细的数字和文字描述,一般不要简单回答“符合/满足”。第三部分中如果响应要求,可填写“满足、符合、响应”,如高于要求,应填写“超过、优于招标规格要求”,并在备注中强调这种性能的优越之处或对偏差做出合理的解释。说明栏应充分利用,对于和标准配置或和样本资料不一致的地方作出说明,以便招标人理解,以免被认为是前后不一致,有虚假应标嫌疑。

7.商务条款偏离表:广义上招标文件中除技术部分外都属于商务条款。因为招标文件第一部分的内容一般是标准的商务文件格式,所以重点是审查列在“投标资料表”和“合同条款资料表”中的变化。其中“投标资料表”中重要的项目有:报价方式和相关费用的要求;业绩要求;货物验收后需要备件的年限;评标考虑因素的全部内容(交货时间、付款要求、备件价格、售后服务等);“合同条款资料表”中关注的条款有履约保证金要求、目的地、伴随服务、备件、保证期、维修响应时间和付款条件(有些因素会在技术要求中说明)。和上述条款有差异的地方应在商务偏离表中指出,如交货期和付款时间等。投标人的优势在这里也要强调,如维修点和保税库等。根据招标文件的不同要求,商务条款的偏离可能会直接造成废标,也可能导致评标价格的调整,所以最好是没有偏差,应尽量满足招标文件的所有要求。

8.投标保证金:附上正本。如正本投标保函通过银行转递,此处要附上底单备查。

9.法人代表授权书:如是投标人法人代表亲自签字,则不需要授权书。

10.资格声明、制造商资格声明、贸易公司的资格声明、营业执照、制造商出具的授权函、证书、银行资信证明(正本,有的项目规定可以是近三个月的复印件),以上文件用于对投标人的投标资格、生产能力、财务能力进行审查。制造商资格声明中要求填写的一些项目,如外购件情况、制造商生产经验和易损件供应商的名称要注明。要求填写的销售业绩可在此处列出,也可用附件单独列表。其他表格中的内容根据项目具体情况改写。

11.售后服务说明:根据招标文件要求和本公司惯例制作。

12.各种注册证、许可证和认证。

13.备品备件清单:招标文件一般都要求质量保证期后一定期限的备品备件,应根据要求填写内容和价格。

14.专用工具清单:根据要求决定是否提供以及提供的内容和价格。

15.选配件清单:主要指投标人认为要配备的及希望招标人购买的,但在招标文件要求之外的部件,其价格不计入评标价中,招标人一般会在评标报告中说明选择哪些配件将加在合同价内。

16.培训计划:根据招标文件要求应答。

17.国际、国内销售记录:同类产品在国际、国内的销售情况(以证明产品的畅销)和开始销售的时间、用户名称、联系方式等。

18.产品样本资料。

19.其他注意事项:

(1)正本和副本要标注清楚,并分别密封,所有正副本再统一密封在一起,帖上标记(不能标识有投标人的名称)。

(2)投标文件应逐页小签。

  综上所述,投标人要了解招投标 活动的重要原则和观念,在获得招标文件后,要认真分析招标文件的内容,对照招标文件的要求,结合国际贸易惯例,逐项应答,避免出现投标文件被拒绝的现象。通过编制完整的投标文件并运用各种策略来充分体现投标人的实力和能力,在竞争激烈的国际投标中取胜,进而获得更大的市场份额。

[1] 亚洲开发银行技术援助项目( TA3019-PRC)

[2] 林强,本文通讯作者,天津大学管理学院, 300072

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