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关于如何避免投标人少于三家的做法和思考
发布日期:2007年12月20日 | 标签:

  为了全面贯彻实施《中华人民共和国招标投标法》,2000年原外经贸部颁发了《机电产品国际招标投标实施办法》;2002年原国家经贸委颁发了《工商领域企业固定资产投资项目招标投标管理办法》。两个办法对招标投标工作的规范性都提出了严格的要求。其中,明确规定:“投标人少于3个的,招标代理机构或自行招标项目单位应停止开标,封存有关投标文件,并及时报告招标管理部门;同时向招标管理部门建议对其延期开标、重新招标或采用其他方式采购,经招标管理部门回复意见后执行”。这条规定的目的,就是要保证多家生产供应厂商参与投标竞争,使招标人在激烈的竞争的中,选择采购到质优价廉的设备。
  在当前市场经济环境下,机电设备的供求关系基本处于买方市场,因此,投标厂商是比较踊跃的。但近几年的招标实践中,不足三家投标的情况也时有发生,它严重地困扰着招标人,也是招标机构最感头痛的事情。由于《管理办法》对不足三家投标的时限界定为:当投标截止时间到达时,如果一个项目或一个分包不足三家投标,那么这个项目或分包就停止开标,同时应报告招标管理部门请示处理。而已参加投标的厂商必须等待招标人报告招标管理部门;同时向招标管理部门建议对其延期开标、重新招标或采用其他方式采购,经招标管理部门回复意见后执行。这个处理过程需要一段时间,而投标厂商一般都来自不同的地方甚至不同的国度,他们往往会埋怨招标人,为什么不提前告诉他们不能按时开标?当然,在开标前,招标工作人员有责任了解并掌握购买了招标文件的潜在投标人是否参加投标?但是,购买了招标文件的潜在投标人出于商业目的或出于竞争性的考虑,有的在投标截止前的最后一刻才决定是否参加投标;有的通过对招标文件的研究后本来就不打算投标,但又不愿意透露自己的真实想法,这些属于购买了招标文件的潜在投标人的权利,也是无可厚非的。因此,在开标前无法准确判断投标人数量,况且招标工作人员也是按程序操作,只有当投标截止时间到达时,才能确定投标厂商数量。当达不到三家投标时,无疑会给业主单位在实施项目的进度上带来一定的影响,也会给参加了投标的生产供应厂商在时间和经济上会造成一定的损失。
  如何尽可能避免不足三家投标?笔者作为招标代理机构的一员,从几年的招标实践中得出一些体会和思考,可供同行们讨论和商榷。

一、编制好招标文件

  招标文件是集招标人、技术专家、招标代理机构三方优势特长的、充分体现招标人采购目标的,公平、公正的,能够保证招标采购最终取得好结果的书面文件,是招、投标活动最主要的依据。也是避免投标人少于三家应把好的第一关。那么,如何在招标文件中摒弃歧视性条款,以吸引众多的投标人呢?
  首先,要协助、配合招标人扩大前期调研和市场考察面。招标人采购什么货物?货物的用途是什么?招标人会提供一份技术、商务要求以表明自己的采购目的。为了使采购的货物满足使用要求,性能可靠,技术先进,需要招标人在提供技术、商务文件前经过前期调研和市场考察。招标代理机构应根据多年招标积累的信息,为招标人提供更多的相同货物的生产供应厂商、产品样本及相关信息,协助、配合招标人扩大前期调研和市场考察面,有利于在制定技术文件过程中,确定技术参数时定位客观,避免技术门坎设置要求过高,关键技术参数存在歧视性。关键技术参数的处理是招投标双方比较关心和敏感的因素,因为投标产品对这些关键技术参数的任何偏离都将导致废标。所以,在完全满足使用要求的情况下,对关键技术参数的提出准确、合理的要求,是编制好招标文件的基础。
  其次,依靠标书评审专家把关。专家是从各行各业选择出来的精英,他们素质好、专业技术水平高、经验丰富,了解本行业国际国内技术发展水平和趋势。专家评审标书时,能够比较准确地对标书中技术要求、特别是能对关键的技术参数的合理性提出有价值的意见。因此,对专家提出的意见在与业主进行协商修改时,充分尊重专家意见对标书进行修改,对有异议的条款必要时应请教多次评审标书或参加评标的、有经验的专家后,再汇总意见进行修改。依靠专家把关,制定出技术要求合理的、没有歧视性条款的招标文件,从而,可吸引更多生产供应厂商参与投标。
  再其次,发挥招标代理机构对招标政策、贸易政策熟悉的特长,结合业主的资金状况,建议业主采用一个符合惯例的付款条件;同时,在严格执行相关招标管理条例规定的招标周期的前提下,结合业主实施项目的进度和时间表,货物的制造难度和起码的运输周期,与业主商定一个客观的交货期;上述商务条款的合理性,涉及到生产供应厂商的资金、生产周期、投标前期准备工作等各方面的问题,也是吸引更多生产供应厂商参与投标,避免投标人少于三家的重要因素。

二、作好开标前期准备工作

  作好开标前的信息发布和信息反馈的收集工作,是避免投标人少于三家的关键环节。
  一方面,要尽可能广泛发布招标信息。
  项目招标信息除了按程序规定在相关的媒体发布外,招标工作人员应利用招标机构信息库所积累的生产供应厂商信息,向有关的生产供应厂商发出投标邀请,并通报项目的相关情况。对于较复杂的生产线或设备,需要组织前期技术交流,让生产供应厂商更多地了解项目的相关情况,与业主进行技术交流,充分了解设备的使用目的;对于一般的生产线或单机设备,可以由业主指定技术联络人及联络方式,使生产供应厂商就招标文件中的技术内容与业主进行交流,充分了解设备的使用目的,有利于生产供应厂商充分了解招标人的采购意图,从而对投标货物技术方案的制定和配置更加合理,增强参与投标的自信心。
对于招标项目,作到广泛发布招标信息,让生产供应厂商有更深入、全面了解招标人采购货物的目的和具体要求,从而让更多满足招标货物要求的潜在投标人把握参与竞争的机会。
  另一方面,加强招标与投标的信息反馈、整理,并做出响应。
  招标文件发出后,招标机构需要加强与购买了招标文件的潜在投标人的联系。对于国际招标项目,要敦促潜在投标人上网注册,并获取潜在投标人上网注册成功的中、英文名称,避免当投标截止时间到达时,虽然投标人达到三家以上,但在网上传递开标记录时,因为没有注册成功或注册的名称与投标人名称不符,导致网上显示不足三家投标。有的潜在投标人在制定投标文件时,对技术、商务、资格证明文件、保证金等方面,会有一些问题向项目招标联系人提出,我们应以招标文件要求为依据给予解释;有的潜在投标人常常也会问及参与投标的其他单位名称和数量,我们以《招标投标法》“招标人不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的招标投标的其他情况”的规定,要求招投标双方共同遵纪守法。在此基础上要尽量鼓励潜在投标人参与竞争,让他们知道招标采购的方式为其提供了一个公开、公平竞争的平台,投标人应根据自己产品的性能,合理的配置来最大限度满足招标文件的要求,结合相应的商业策略,定位投标货物的价格参与竞争。同时,也需要让潜在投标人明白,既然是竞争,肯定是激烈的,中标人是唯一的,只有参与投标竞争才有机会。
  通过开标前期的工作,解决其上述的实际问题,增强潜在投标人的信心,扩大投标范围,尽可能避免投标人少于三家的情况出现。

三、注重招标后期工作,维护和保持投标人的积极性

  对于投标人来讲,中标了值得庆贺,落标了需要总结经验。招标项目定标后,招标结果除按规定程序进行公示外,需要与落标的投标人进行交流,让投标人明白自己落标的原因。如果是投标价格高,需要调整自己的商业策略和强化竞争意识;如果是技术、配置方面的问题,通过交流可促进生产厂家对自己产品技术指标、性能的改进和提高;特别是资格证明方面的失误造成的落标,通过交流可避免下次投标再出现失误。曾经有一个“立式加工中心”的招标项目,有一个投标单位用境外的产品参加投标,在审查他的经营范围时,工商营业执照上的经营范围只有生产、销售自产设备、相关零部件,而没有外贸经营权,如果中标,根本无法与之签定经济合同。通过交流使这家投标商明白了落标的具体原因。在另一个项目的投标活动中吸取了经验教训,通过了资格评审,在其他竞争条件都最优的情况下一举夺标。
  综上所述,一个招标项目在实施过程中,严格招标程序、制定好招标文件,招标工作人员以服务于业主和投标人的工作态度,做好开标前期准备、注重后期工作,培育和维护公开、公平的竞争环境,努力避免不足三家投标的现象,使招标项目得以顺利实施,使招标人和投标人都满意,是大有可为的。

为保证您能够顺利投标,请在投标或购买招标文件前向招标代理机构或招标人咨询投标详细要求,有关招标的具体要求及情况以招标代理机构或招标人的解释为准。

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