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“竞争性谈判”采购方式在工程项目中的应用
发布日期:2007年12月20日 | 标签:

     《中华人民共和国政府采购法》中第二十六条规定:“公开招标应作为政府采购的主要采购方式。”但是,通过工作实践,我们感到在政府采购工作中,工程类项目中的材料和设备采购更适宜于采用竞争性谈判的采购方式。

一、材料和设备采购的复杂性

(一)产品的繁杂性

  工程类项目中的材料和设备的类别非常繁杂。工程用材料主要包括三大建筑主材(水泥、钢材、玻璃)、墙体材料、屋面材料、地面材料、外装材料、内装材料、防水材料、保温材料、建筑陶瓷、建筑五金等数十个类别,在每一类别中都至少有着上百种不同品牌、不同质量、不同规格的产品;工程用设备主要包括电梯、空调机组、锅炉、发电机组、水泵、泳池设备、给排水设备、高低压配电设备、消防设备、放映设备、建筑智能化等数十个类别,每一类别中也至少有上百种不同品牌、不同质量、不同规格的产品。材料和设备产品的复杂性,使我们很难在眼花缭乱的货物中采购到适合各具体工程、性价比最优的产品,这就决定了在整个采购过程中必须要比质、比价、比适用、比和工程的统一性、协调性和融洽性,不管哪项指标出现问题,都会造成整个工程的永久性遗憾。

(二)技术的复杂性

  随着科学技术的不断发展,材料和设备的科技含量越来越高、技术水平也越来越复杂。有些设备既要了解他的各种使用功能,又要了解他的机械功能,还要了解他的控制功能。要编制好采购文件,至少需要十余个或数十个技术参数。例如电梯:需要提供载重、梯速、层站、控制方式、电梯装饰、土建尺寸、使用功能、主要部件要求等必备的技术信息。这些技术参数在设计图纸上均不可能提供,无法满足编制采购文件的要求,这就需要采购工作人员花费大量的时间和精力去搜集、整理这些复杂的技术信息,但也很难达到理想的要求。

(三)设计的不充分性

  由于设计院工作的局限性,在工程设计中对材料和设备的设计均采取粗线条的设计或说明,使一些材料和设备在设计上就存在“先天不足”,多数都需要材料或设备厂家来进行二次深化设计,来实现整体工程的质量要求和使用功能。在这种设计不充分的情况下如果采用公开招标的采购方式,单纯的按照设计院提供的设计信息根本无法完善采购文件的技术要求,有可能产生一些事与愿违的采购结果,从而影响到采购和工程的质量。

(四)价格的多样性

  由于在建筑材料和设备市场上各商家之间竞争得非常激烈,再加上产品的多样性、复杂性,必然导致同类别、不同档次、多种品牌产品价格的多样性,有的时候还会存在同种品牌、不同投标人报出不同的价格。如果采用公开招标的方式,存在各投标人在报价上的一次性和不可更改性,使招标采购流于形式,采购不到性价比最优的产品,还有可能给一些不法投标人提供围标、串标的可乘之机。

(五)时间的不确定性

  根据实际情况,各工程的工期一般要求都比较紧,要求材料和设备的供应时间也存在很大的不确定性。如果采用公开招标的方式进行采购,在编制招标文件时就已经确定交货期,但是从招标文件的发售到评审完毕至少要 20 天,在这一过程中由于工程进展需要,很可能将材料和设备的交货期提前或者延后。这就会影响工程或采购工作的顺利进行:一是交货期提前,从依法采购的角度讲公开招标不允许,这样工程就要给采购让路,影响工程的顺利进行;二是工期延后,采购人则需要修改招标文件,已经安排生产计划的制造商还要调整生产日期,打乱原生产计划。正是由于材料和设备采购存在诸多的复杂性,如果一味追求采用公开招标的方式,往往事与愿违、事倍功半。所以我们应该实事求是、具体情况具体分析,尽可能选择最适宜材料和设备的采购方式。

二、竞争性谈判的适用性

  与公开招标相比竞争性谈判的主要优势有:

(一)竞争性谈判具有法律范围内的灵活性

  由于是谈判,采购人可以同参加谈判的投标人面对面地对产品的技术、档次、使用功能、价格、供货期、付款方式等实质性问题进行探讨、磋商、谈判,一是可以给投标人更多展示自己的企业和产品竞争力的机会;二是谈判双方都比较主动,在各项合同条款的谈判过程中可以达成双赢,使双方心情舒畅;三是可以进一步加深对各家产品的认识、了解和对比,弥补设计上的不足;四是可以及时地修正谈判文件中遗漏的条款,有利于采购工作不留遗憾和死角。

(二)有利于采购效率的提高

  采用公开招标的采购方式,从招标信息的提交、招标文件的编制、信息的公布、标书的发放、到资格预审、考察、评标、定标、签订合同等一整套招标过程顺利的完成至少要 50 天,近两个月的时间。如果采用竞争性谈判的方式,可以在信息的公布、谈判文件的发放等环节上节省一些时间,在资格预审、考察等过程上压缩一些环节,用最短的时间完成采购工作。一般用 20 天或更短的时间就可以完成竞争性谈判的整个过程,要比公开招标节省一半还要多的时间,可以提高采购效率,满足各工程的紧急需求。

(三)有利于采购到性价比最优的产品

   采用公开招标的采购方式,各投标人仅有一次并且是不可更改的报价机会,其报价很可能存在着不合理的水分,一是在价格上容易出现围标或串标的现象,给采购人增加采购成本;二是最终中标的产品可能质优价高,也可能价低质劣。而竞争性谈判可以给各投标人提供进一步充分展示自己竞争力的舞台,通过谈判过程和至少两轮的报价后,一方面将不同投标人的报价水平进一步降低,一方面采购人可以通过与各投标人面对面的交流,结合专家的建议和意见,加深对各家产品质量、价格和投标人实力的了解,有利于实现建设单位和使用单位的一致性采购目标,最大限度的采购到性价比最优的产品。

  总之,采用竞争性谈判的采购方式可以弥补公开招标方式的缺陷和不足,可以解决因产品的繁杂性、技术的复杂性、设计的不充分性、价格的多样性、时间的不确定性等原因造成的采购中的问题,满足采购人不同的采购要求,提高采购工作效率和政府资金的使用效益。

三、在竞争性谈判采购过程中应特别注意的问题

  虽然竞争性谈判比较适合工程类项目的材料和设备采购,但是由于采购工作本身的敏感性和特殊性,在实际的操作过程中还应该特别注意以下事项。

(一)采购方式的选择

  对能够满足公开招标采购的应尽可能的采用这种采购方式,不要单纯为了节省时间、减少工作环节等原因牵强的使用竞争性谈判采购。在使用竞争性谈判的采购方式时,也要有充足的法律依据,依法办事,按程序办事。

(二)必要的市场调查

  在编制谈判文件之前,对于比较特殊的采购项目应该抽出人员和时间,到建筑材料和设备市场进行调查摸底,将拟采购货物的档次、品牌、价位有个比较细致的了解,完善采购文件,提高采购工作的成功率,避免在谈判中陷入被动。

(三)采购信息的发布

  竞争性谈判应该参照公开招标来进行采购信息发布,打破信息的局限性、地域性、不对称性等不公开因素,让更多的对采购感兴趣、满足谈判要求的供应商参与到竞争性谈判的采购工作中来,也给采购人提供更多的选择机会。

(四)谈判文件的编制

  在谈判采购文件的编制上,不能有在谈判中去完善的思想,进而忽略采购文件中技术要求、参数、标准的制定,谈判的评审过程是为了完善各项要求,而不是制定各项要求。在谈判文件中应当有采购项目概况、参与谈判投标人的资质要求、谈判的程序、谈判的主要内容、谈判的评审标准和办法、合同主要条款等内容,让拟参与谈判的投标人可以充分的了解采购人的采购要求。

(五)评审专家的抽取和保密

  为了圆满地完成各项谈判工作,评审专家的抽取和保密非常重要,评审专家应该是在某专项采购领域中有着丰富知识和经验的人员。在评审专家的抽取上,还要注意评审专家小组的组成结构,最好是由科研、设计、应用三方面的专家组成。评审专家信息的保密也十分重要,如果忽视了保密性,有可能出现投标人和评审专家联手操纵采购结果、增加采购成本的现象。

(六)谈判过程信息的整理

  在谈判的过程中,应该注意对信息的收集和整理:一是评审专家针对谈判文件中的问题,提出的合理化建议和修改意见;二是参加谈判的人员根据实际工程需要提出的合理化建议;三是在采购文件中遗漏和忽视的问题。通过细心的收集和整理上述信息,进一步修改和完善采购要求,重新发给各投标人,要求投标人根据新的采购要求重新报价,以实现采购到性价比最优的产品的目的。

(七)适当的考察

  对于在谈判过程中对所采购的产品质价接近难以确定最后中标人的,可以对参加投标的生产厂家、样板工程、售后服务机构等内容进行必要的考察,在质量、价格比较接近的情况下,可选择企业综合实力强、售后服务好的投标人作为中标人。

为保证您能够顺利投标,请在投标或购买招标文件前向招标代理机构或招标人咨询投标详细要求,有关招标的具体要求及情况以招标代理机构或招标人的解释为准。

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