水利厅文书档案数字化项目采购市场比选通知
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公告摘要
各有关单位请与公告中联系人联系，及时参与投标等相关工作，以免错失商业机会。
部分信息内容如下：（查看详细信息请登录）
根据档案工作需求，我单位拟采购文书档案数字化外包服务，具体参数及数量见附件。现请各报价供应商对此项目进行报价：
一、报价供应商资格要求：具有独立法人资格，且有保密资质及档案数字化服务能力。
二、报价文件要求：
（*）按项目要求提供报价文件；
（*）附营业执照复印件；
（*）附法人代表授权委托书原件、法人代表身份证复印件、委托代理人身份证复印件；
（*）附国家保密行政管理部门授予的《国家秘密载体印制资质证书》涉密档案数字化类乙级（含乙级）以上证书复印件；
（*）附**省档案服务机构备案证书复印件；
（*）依据项目实施规范提供承诺、方案等，具体要求详见附件；
（*）上述资料均需要加盖报价供应商单位公章，且装订成一册后加盖骑缝章。将上述资料用信封密封，在信封封口处加盖公章。不满足上述要求的报价文件视为无效报价文件。
三、报价要求
*.报价超过最高限价或报价资料内容不符合要求的，视为无效投标。
*.根据各报价服务商的报价文件，由水利厅采购办组织比选，按照有效报价由低到高的顺序推选确定第一中标候选人，并经双方协商签订购买服务合同。当提交响应文件的供应商或者实质性响应*场比选通告要求的供应商少于三家时，终止本次*场比选采购，择日重新招标。
*.本次采购结果将在报价结束后两个工作日内以书面形式告知成交供应商。
*.报价文件于****年*月**日上午**：**前送至水利厅（地址：东大路***号水利水电大厦***。联系人：林小燕。联系电话：***********。）
附件：采购内容及要求
**省水利厅
****年*月**日
附件*
采购内容及要求
一、采购内容
*、项目内容
本项目采购内容为****-****年度新增档案的整理及数字化服务，*年度总预估约*****件，******页，最终结算时按实际验收数量*中标单价结算。采购清单如下：
序号
项目名称
数量
A*幅面
服务地点
*
****年文书档案整理和数字化服务
****件
*****页
**
*
****年文书档案整理和数字化服务
****件
*****页
**
*
****年文书档案整理和数字化服务
****件
*****页
**
备注：以上采购数量为预估数量，最终项目结算以实际完成数量结算。
该项目要求档案数字化加工成果应符合**省档案馆接收进馆标准，符合《**省省直单位纸质档案数字化成果移交与接收暂行办法》（闽档[****]**号）、《**省档案馆关于印发[****]*号）等相关规范要求，且符合采购人档案工作相关规定。本项目每年进行考核，考核通过后，再签次年合同（共*年），考核验收未通过采购人有权终结合同。
投标需按照以下报价格式报价，报价时需体现单价、总价，评标时以报价供应商所报总价评标。*年度最高限阶不超**万，每年合同金额按中标人中标报价单价*预估数量签订合同。
报价表格式如下：
序号
项目内容
数量
单价
小计
备注
*
档案数字化
******页
页（A*幅面）
*
档案整理
*****件
件
合计
注：数量核算以每次验收的最终加工完成实际量核算，纸质档案数字化处理统一以A*纸张报单价，纸质档案不足A*的，按A*折算，超过A*的，按一定比例进行折算成A*（A*=*张A*；A*=*张A*；A*=*张A*；A*=**张A*）。
*、场地、设备要求
采购人为档案整理工作提供场地以及其他整理档案所需工具如缝纫机、档案盒、耗材、移动硬盘、电脑硬盘等，其他的设备如电脑，扫描仪等由比选中标供应商提供。项目结束后，涉及数据硬件需移交采购人。
二、技术要求 *、档案整理工作环节质量要求
*.*分类方案
文书档案按年度——机构——保管期限分类方案。
*.*收集
根据省水利厅收、发文等目录接收、核对各部门、办事处移交归档文件的齐全完整程度，包括收文中的办理情况等。
*.*文件修整
归档文件装订前应先去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。修复破损文件、复制字迹模糊或易褪变的材料、超大纸折叠，并按要求排列件内文件。
*.*装订
装订时采用车装或十字装，装订前应认真核对档案页码，核对文件排列顺序，发现错误的地方及时纠正，不能处理的上报档案室项目管理人员，装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不得有漏装掉页情况出现，同时如档案上有金属物，如：书钉、回形针、大头针和金属夹等应及时拆掉。
*.*编页
以文件中有图文的页面为一页，空白页不计，页码应逐页用打号机从“***”开始编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。
*.*编号
在归档文件首页正上方空白位置加盖归档章并填写相关内容。
*.*编目
归档文件应逐件编目，目录设置序号、档号、文件编号、题名、文件时间、责任者、密级、页数、备注等项目（各部门收、发文已有文件编号、题名、文件时间、责任者等数据，数据中如有错误或不规范的，应进行修改）。
*.*打印归档文件目录以及填写档案盒封面和备考表
打印文件归档目录，装盒、填写档案盒封面、盒脊与档案盒内备考表项目。
*.*整理上架
将装盒后的归档文件按分类方案整理上架。
*、档案数字化扫描加工环节质量要求
*.*扫描质量要求
（*）按照标明的页码顺序进行扫描，扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整，包括文件上的正文、页码、有关标记等必须纳入扫描图像范围。
（*）档案扫描时不可折角、遮字，不得有非档案的杂物，如头发、纸屑等。图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。
（*）采用彩色模式进行扫描。扫描分辨率标准为***dpi。图像文件采用TIF、JPG、双层PDF格式保存。
*.*图像质量要求
（*）经数字化所产生的图像文件，按照DA/T**-****纸质档案数字化技术规范的要求，进行相应的图像优化处理，使图像清晰、完整，不得出现原件没有的颜色、变形、明显折皱等破坏图像质量的现象。
（*）对扫描后的图像进行逐页纠偏、裁边、排序等处理；以视觉上不感觉偏斜为标准，允许图像倾斜度不得大于*，方向不正确的图像，应旋转还原，以符合阅读习惯。
（*）必须建立严格的质量检测体系，要有专职质检员和总检员，按档案扫描的质量要求对扫描生成图像的命名及图像文件质量逐页进行检查，发现漏扫的要及时登记并补扫，并按原档案次序将图像插入原位。
（*）对不符合质量要求的图像，要重新扫描后进行替换，对加工数据自检合格，符合《DA/T**纸质档案数字化技术规范》的，才能递交档案室验收。
*.*数据挂接
（*）以目录数据库为依据，将每一份文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件，将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份实体的档号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份文件的页数是否一致等，通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。
*.*数据备份移交
（*）经验收合格的完整数据应及时进行备份，数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。为保证数据安全，数据应该备份在硬盘、服务器、备份系统各一套。备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
（*）项目管理过程中各工作流程所形成的管理台账、报表等数字副本，供应商必须向档案室移交。包括符合标准要求的档案原文数据、数字化工作文档。同时协助采购人移交一份数字化成品给予**省档案馆，中标供应商需确保移交的数据符合**省档案馆的要求。并按档案局规定确保当年档案目录报送合格。
*.*档案装订及退卷归库
（*）恢复装订时采用车装或十字装，装订前应认真核对档案页码，核对文件排列顺序，发现错误的地方及时纠正，不能处理的上报档案室项目管理人员，装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不得有漏装掉页情况出现，同时如档案上有金属物，如：书钉、回形针、大头针和金属夹等应及时拆掉。
（*）档案装订完成后应及时归还，应与档案室项目管理人员办理相关手续，确保档案资料完好如初。
*.*数据验收
（*）供应商分阶段分批对提交数据进行验收，抽检的合格率为**%以上，达不到验收指标的定为不合格，并全部发回供应商重新自检。对验收中检出的错误，供应商应及时、无偿予以纠正。直至提交验收的数据达标。
（*）验收标准及要求
档案整理装订：检查所有档案的整理装订及新材料补充入卷情况，差错率≤*‰。
扫描图像：漏扫率≤*.*‰。
图像质量：图像质量情况完好率**%。
格式封装：图像文件的命名准确率***%。
信息录入：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率***%，错一字段等同于错一条记录。其余字段录入错误率≤*‰。
条目与图像挂接：条目与图像挂接正确率***%，扫描件并案挂接准确性***%。
*、项目管理要求
（*)中标供应商须严格遵守《中华人民**国档案法》、国家档案管理相关规定、**省档案局、采购人的保密规定及相关规章制度，档案扫描工作必须在采购人专门的场所内进行，并确保场所正常秩序和安全。
（*)如档案有遗失、损坏等情况，招标人将视情节情况严重而定，轻者中标供应商需经济赔偿，重者将追究中标供应商的法律责任。
（*)中标供应商应与采购人签订保密协议，同时应做到：
（*)中标供应商与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育，并将签署保密承诺书人员的名单及个人基本信息报送采购单位备案。
（*)建立严格的保密制度，加强管理。杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为，严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。进入数字化加工场所的人员需接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。
（*）不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，中标供应商不能丢失、损毁档案， 档案资料不能放错卷、盒。由于中标供应商导致档案资料及数据损毁或泄密的，中标供应商承担一切责任。
（*）中标供应商对纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录，并建立加工流水表单，该表单应详细记录加工过程及相关内容，完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。
（*）各项工作应在招标人的专用计算机和设备上进行，严格管控设备的使用，禁止联网。不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如手提电脑、手机、相机、mp*、mp* 及移动存储介质等。
（*）工作现场要布置协调、整齐，公司标识、工作区域均标识清楚，管理有序。工作人员要求统一着装，挂牌上岗，并遵守招标人各项规章制度，不得在工作区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入工作场所，保持工作场所干净、整洁。
（**）工作现场内所有纸质材料的销毁，必须经过招标人项目管理人员办理相关手续后方可销毁。分批验收进行数据移交完成后，工作站上的数据必须在招标人项目管理人员的现场监督下销毁。
（**）项目完成后，双方对本项目的技术情报和数据资料均须承担保密责任。
*、加工系统要求
报价供应商在项目过程中使用的档案加工软件，需至少包含档案管理、数字加工（扫描、质检、审核、装订等模块）、数据管理、系统管理等工作流程模块，在报价文件中需提供对应的截图并加盖公章，否则视为无效报价。
*、数据挂接要求
报价供应商在提供报价文件时需附上挂接方案并提供保证数据顺利挂接采购人档案管理系统，挂接过程中如有产生相关费用由中标人承担的承诺。
数据上传时，需把加工过程中的加工过程日志（体现加工人员、加工时间、操作环节等）数据同步上传至采购人档案管理系统中。
需提供承诺函并加盖公章，格式自拟,否则视为无效报价。
*、人员要求
报价供应商在提供报价文件时需附上人员方案。并承诺所提供的档案驻场工作人员（项目经理）具备**省档案馆或水利厅/局档案数字化项目工作经验，提供合同、人员备案表或项目验收报告备查。
需提供承诺函并加盖公章，格式自拟。如采购人发现中标人虚假应标，有权废标处理或终止合同。
三、其他要求
*、交付地点：**省******东大路***号水电大厦*楼
*、交付时间：以合同签订时间为准
*、交付条件：按采购双方合同执行
*、验收方式数据表格
验收期次
验收期次说明
*
项目结束后，中标人需联合组织邀请省档案专家参与验收。
*
中标人自主验收通过后，采购人组织一次性验收
*、支付方式数据表格
支付期次
支付比例(%)
支付期次说明
*
***
本项目款项分三次结清，中标供应商于提交年度验收申请，经采购人验收合格后，中标供应商向采购人提交项目结算单和正规税务发票，采购人以银行转账方式向中标供应商支付验收合格的项目款项。
*、售后服务要求：
（*）本项目售后服务期为项目交货完工后 * 年。承诺在维护期内，免费提供技术服务。
（*）故障级别及响应时间：
在*年免费售后服务期内，如采购人在数据使用和档案实体使用中发现问题，中标供应商应派人及时到现场进行修正，费用由中标供应商承担。无论在*年免费售后服务期内还是期满后，中标供应商须负责对其实施的项目提供 *×** 小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。** 小时内到达现场，并最迟在第 * 个工作日内排除错误，* 个工作日不能解决的，必须采取临时应急等措施， 以保证采购人的正常使用。免费维护期满后提供的技术支持和维护，只收取成本价。
*、违约责任
（*）因中标人原因造成采购供货合同无法按时签订，视为中标人违约，中标人承担违约责任。
（*）在签定采购供货合同之后，中标人要求解除合同的，视为中标人违约，对采购人造成的损失的，中标人需支付相应的赔偿。
（*）若发生死亡安全事故，除按国家有关安全管理规定及采购人有关安全管理办法执行外，并报相关行政主管部门处罚；发生重**全事故或特**全事故，除按国家有关安全管理规定及采购人有关安全管理办法执行外，采购人有权终止合同，给采购人造成的损失，还应承担赔偿责任。
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