江门市社会保险基金管理局2022年度档案整理外包服务项目采购公告

       根据《中华人民共和国政府采购法》等有关法律、法规的规定，按照公开、公平、公正的原则，对2022年度档案整理外包服务项目向社会公开采购。

       一、采购项目概况及相关要求

      （一）项目名称：江门市社会保险基金管理局2022年度档案整理外包服务项目。

      （二）基本概况：2022年我局需要按计划完成2022年度档案整理外包服务项目，结合我局文书档案归档要求和部门预算的安排，规划做好社保民生档案数字化管理工作，充分发挥民生档案数字化的便捷服务，稳妥落实民生档案进馆保存。拟通过购买服务方式完成2022年度档案整理和数字化加工外包服务项目。

      （三）项目目的：全面实现规范化和电子化管理。

      （四）项目内容及要求：

        二、项目内容

      （一）历史业务档案影像化扫描加工整理(2.5万页)。

      （二）2021年度文书档案整理和数字化加工（含光盘刻录一式叁份），并挂接泰坦系统及我局档案管理系统。收集文书档案约1800份，经初步校对，预计整理归档入库1200份，最终以实际归档数量为准。

        (三）业务库房密集架整理（定制2.8M×2.2M业务档案库房示意图和索引图）。

        三、项目要求：

       （一）历史业务档案技术要求

        1、历史业务档案影像化扫描加工整理要求

       （1）扫描页的规格为A4 (含A3) 纸1面，计为1页。

       （2）扫描加工流程：包括釆用原档案材料分类整理、分拆托表、录入数据条目（约3000条）、纸质扫描、页面图像处理、数据存储、图片信息和质量审验复核、打印页码(指定专人负责，约100卷)、档案PDF格式挂接(指定专人负责)、打印卷内目录和案卷目录（一式两份）、打印整理封面封底、档案实物塑封(或拉线装订)装盒、折叠制作档案盒、整理档案盒脊背标签等，通过我局对影像档案检查验收合格后将完整纸质档案移交我局归档入库，协助我局将已影像化扫描的业务档案整理上架。

       （3）在扫描加工过程中发现不符合要求的纸质档案（如原一张A4纸业务档案材料，已托表数页风琴式单张材料或档案材料少于A4纸的），应按档案实体要求进行分拆托表，将以平面托表的方法重新粘贴后再扫描加工。

       （4）要求扫描加工人员在档案拆件、扫描加工、整理归档过程中，不得擅自篡改或销毁原始材料内容，保证档案原始材料不受损坏、丢失，确保档案材料完整与安全及页面整洁。

       （5）按照我局要求的命名规则提供对应格式的档案电子化数据。

       （6）完成业务档案组卷移交前的打印页码（约100卷，最终以实际扫描页数为准）。历史业务档案打页码技术要求：

        ①单面的档案，需在每一页右下角打页码，以面为单位，空白页不打页码。

        ②双面的档案，正面在每一页右下角打页码，背面材料在左下角打页码。

        ③页码用1位阿拉伯数字表示，并使用黑色印油。

       （7）按我局档案系统模板要求录入案卷目录和卷内目录，并打印案卷目录和卷内目录（一式两份）。

       （8）按照我局要求的命名规则提供对应格式的档案电子化数据进行系统挂接。

       （9）按要求折叠制作档案盒。

       （10）根据案卷实物、按照指定格式打印或粘贴档案盒脊背标签。

       （11）协助将已完成影像化扫描的业务档案按标准整理上架。

       （12）按我局要求将已影像化扫描的档案数据分类整理备份。

       （13）我局组织检查验收，档案影像化扫描加工合格率需达到98％以上，对检查不合格的部分档案需进行重新返工处理，直至合格率100%。

       （二）2021年度文书档案整理和数字化加工要求

        文书档案整理和数字化加工成果必须符合当年江门市档案馆验收和进馆的标准要求。

       （1）文书档案整理内容：文件分类整理、排序、装订、打码、盖档号章、条目录入、编制目录册、入盒等，并编制档案目录。

       （2）数字化加工内容：拆卷起钉、扫描、图像处理、校对，图像JPEG格式转换为TIFF格式,并将TIFF格式挂接泰坦系统和我局档案管理系统(按照我局要求的命名规则)、检查页码、装订、光盘刻录（一式三套）。

      （3）文书档案整理和档案数字化加工检查验收合格后将完整纸质档案移交我局归档，并按要求折叠制作档案盒，将纸质档案整理入库上架。

      （4）打印页码以面为单位。单面的档案在每一页右下角打页码，空白页不打页码；双面档案正面的在每一页右下角打页码，背面的在左下角打页码；页码用1位阿拉伯数字表示，使用黑色印油。

      （5）在档案拆件、扫描加工、整理归档过程中，不得擅自篡改或销毁原始材料内容，保证档案原始材料不受损坏、丢失，确保档案材料完整与安全及页面整洁。

      （6）核实需进馆的文书纸质档案与影像件是否一致，如不一致对该档案进行重新影像化处理。

      （7）指定专人录入条目，核实归档文件目录与文书纸质档案是否一致。如不一致重新返工录入。

      （8）按照我局要求的命名规则提供对应格式的档案电子化数据。

      （9）按要求折叠制作档案盒，入盒归档入库。

      （10）我局负责检查验收，如果档案整理和档案数字化不合格的部分档案，需进行重新返工处理。

      （11）文书档案整理其它要求

       ①档案文件排序为正本在前，发文稿纸和定稿在后；文件处理单在前，收文在后。

       ②对于我局签发的文件，检查核实拟文稿纸盖公章后才能数字化加工。

       ③按照我局要求的命名规则提供对应格式的档案电子化数据。

       ④主动做好与市档案馆的有效沟通，确保符合标准。

      （三）业务库房密集架排架整理。

       我局业务库房共有40列档案密集架，业务档案库存量约1.03万卷，摆放在28列密集架中，档案所属时间为1983年至2022年，保管期限包含永久、长期和短期。具体整理要求如下：

     （1）检查档案内容是否案卷盒标识一致，如不一致需要重新粘贴案卷盒脊背标签。

     （2）档案需要按照保管时间-类别-年度-案卷号等进行整理上架。

     （3）做好每列、每面、每行业务档案摆放的业务档案标识（如档案类目、年度、卷数、盒数等）。

     （4）示意图清晰显示每组密集架存放业务档案的业务档案类别、所属年度、保管期限、卷数等。

     （5）示意图字体清晰显示密集架每列业务档案摆放的位置。

     （6）示意图和索引图总尺寸（长×宽）为：2.8×2.2（米）。

     （四）加工时间及维护服务

      １、时间要求：承包商于2022年12月前进场，自进场之日起４个月（日历日）内按要求完成所有的项目内容。（具体以我局通知进场时间为准）

      ２、维护服务；承包商需对本次合同完工的档案整理和数字化加工提供一年免费售后服务，从验收之日起计算，服务对象包括：查询、培训、操作指导，对不符合或错误档案目录修改或及时更正，并提供长期有效咨询服务。

     （五）我局负责提供外包文书档案资料整理场地，加工场地：江门市社会保险基金管理局。

     （六）项目最高采购限价：40000元，大写：肆万元整。报价应为人民币含税全包价。

       二、投标人（供应商、服务方）资格及工作要求

       1.承包商安排持有《江门市档案专业人员培训证书》的工作人员上岗。

       2.承包商需自备经过安全检查的扫描设备和装订设备进场。

       3.当扫描设备及扫描软件或档案管理系统出现故障时，承包商应及时向我局信息档案科反映情况，协助相关部门查找原因，提出解决办法，直至恢复正常运行。

       4、承包商在加工过程中，不能丢失、损毁档案，档案内部资料不能丢失或放错；对加工过程中和加工完成的档案数据，保证信息安全。

       5、我局安排符合相关规定要求的加工场所。加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质。进入加工场前手机等移动设备需存放到上锁的柜子，由我局专人看管；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。

       6、工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。

       7、工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。

      ８、工作人员需严格执行我局的防疫要求、考勤制度、遵守工作纪律。

       三、其他要求

      （一）保密要求

        根据《国家保密法》要求承担保密责任，保证档案整理和数字化加工、不得向第三者泄密、泄漏档案资料，违者追究责任，并签订保密协议书。

      （二）保密内容（包括技术信息和管理信息）：与该项目有关的一切合同、资料、情报等。

      （三）涉密人员范围：涉及该项目的一切人员。

      （四）保密期限：永久。

      （五）泄密责任：双方承担本项目技术情报和资料的保密义务，不得向第三方传泄。不论本项目是否变更、解除或终止，本条款均有效。违反者可追究其违约责任。

      （六）做到定岗定人，每个数字化加工人员需签订保密协议书，接受安全保密教育。

        四、费用结算方式

       （一）结算方式：按实际完成项目、质量等工作完成情况结算，结算金额分三期支付。

        1.合同签订后，在我局预算资金到位后支付首期合同总金额50%；

        2.自进场之日起3个月(日历日)内完成省历史业务档案影像化扫描加工整理项目，完成文书档案整理的80%（包括：文件分类整理、排序、装订、打码、盖档号章、条目录入、编制目录册、编制档案目录；数字化扫描加工、图像处理、校对，图像JPEG格式转换为TIFF格式）。经验收合格后，支付合同总金额40%；

       3.自进场之日起４个月(日历日)内完成档案扫描加工工程所有项目和档案密集架整理项目，经验收合格后，支付合同余下款项。

      （二）违约责任

       1.承包商进场后第二个月必须完成历史业务档案影像化扫描加工整理总项目的70%。否则我局有权终止外包服务合同追回首付金额，并处罚相同金额的违约金。

       2.自进场之日起3个月（日历日）内未能完成历史业务档案影像化扫描加工整理项目，以及未完成文书档案整理80%的。将在第二期相应扣除合同总金额的30%，并有权终止外包服务合同并追回首付金额。

       3.服务方逾期不能按期完成项目的，超出时限每天按合同总金额1%处罚违约金，直至完工为止。

       五、项目中标标准及报价

      （一）投标要求

        1.项目最高限价：４万元。（大写：肆万元整）

        2.以项目总价为投标标准，分类项目实行包干制。

       （二）中标原则

        遵循公平、公正、合理低价、科学择优原则。

      （三）中标标准

        1.投标总价不高于４万元且合理低价。

        2.有社保档案加工扫描经验且信用口碑良好单位优先考虑。

        3.当两个或以上投标单位投标价相同时，我局将参考评分比例标准自行选定中标单位。评分比例标准如下：信用口碑（40%）+社保档案整理扫描经验（30%）+企业规模（20%）+档案资质（10%）

        4.报价时间：2022年8月26日16时至2022年8月31日16时。报价资料（纸质加盖公章和电子版）在规定的截止时间之前提交到江门市社会保险基金管理局信息档案管理科。联系人：陈小姐，联系电话***

                                                                                                                                                                                                   江门市社会保险基金管理局

                                                                                                                                                                                                          2022年8月26日

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