关于2022年江门市生态环境局档案整理服务采购项目公开询价的公告

　　为进一步加强档案管理，及时做好档案归档工作，切实维护档案实体安全，完成档案移交进馆前准备工作，我局拟开展2022年档案整理项目购买服务。为了确保项目顺利实施，现就我局档案整理项目服务有关事项公告如下，欢迎符合资格的单位积极参与。

　　一、项目服务需求

　　按照《关于转发〈广东省档案局关于DA T22-2015归档文件整理规则的贯彻意见〉的通知》（江档[2016]82号）、《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）等的规范要求，对文书档案、会计档案、专门档案、特殊载体约627卷、5700件进行整理归档；2014、2021年度文书档案进行及数字化加工。具体内容如下：

　　1、2021年度文书档案整理共约5600件；往年应归未归文书档案约1000件；

　　2、2014年度及2021年度文书档案数字化加工约7万页；往年应归未归文书档案约1000件整理归档后数字化加工约2000页；   

　　3、2011至2019年度（旧全宗）文书档案进行清点核对，重新鉴定保管期限，理顺档号，拟移交进馆部分以达到进馆标准；

　　4、2021年度会计档案约80卷，往年应归未归会计档案约70卷；

　　5、2021年度行政处罚档案约35卷；往年应归未归行政处罚档案25卷；往年需重新整理的环境监测档案约200卷；

　　6、特殊载体档案整理约117卷；

　　7、人事档案整理约30本；

　　8、旧档案系统目录约12000条（excel表格），第一次全国污染源普查档案目录约800条（excel表格）导入现用档案管理系统（DARMS文档资料综合管理软件2009 V5.0）。

　　二、项目服务期限和地点

　　（一）项目服务期限：2021年度文书档案要于2022年6月底前完成，拟移交进馆文书档案清点于2022年8月底前完成，其他档案整理工作于2022年9月底前完成。

　　（二）项目实施地点：由采购人指定地点。原则上档案整理实施地点由采购人提供。确因场地或设备所限，需由服务供应商提供的，实施地点应具备档案保管及管理要求，供应商制定有相关的管理制度，场所配备合格的安全监控和消防设施，切实保障档案实体安全。

　　三、项目要求和验收标准

　　（一）项目要求

　　1、整理

　　文书档案按照按国家有关规范及本单位《文件材料归档范围和保管期限表》进行整理，包括清理、鉴定、分类、排列、组件、排序、填写归档章、编页码、除钉、装订、编目、填写备考表、填写档案盒、档案入盒、目录打印、编制归档说明、目录装订、目录夹贴标签等各项工作。

　　专门档案整理按照国家有关规范进行整理，包括鉴定分类、编制类别号、排序打码、编制封面、编制卷内目录、填写备考表、装订装盒、目录装订等工作。

　　会计档案整理包括分类、编制档号、案卷装订、编制目录、目录装订、档案入盒等工作。

　　照片档案、声像档案按国家相关规范进行整理。

　　2、数字化加工

　　将纸质档案扫描转换成电子档案，包括检视、扫描、图像处理、档案还原装订、图像及文件夹规范命名、著录、数据格式转换、电子目录校对、数据挂接、数据备份等各项工作。

　　扫描图片需存储为TIFF格式，24真彩，≧300dpi,图像倾斜度≦5°，图像应尽量反映档案原貌。图像除保留TIFF格式外，还需要转换成双层PDF格式。超过A3幅面的工程图纸扫描不得采用拼接方式，应使用专业工程图纸扫描仪扫描一次成图。其他按照国家有关要求进行数字化加工。

　　（二）验收标准

　　供应服务商安排的工作人员在档案整理归档过程中，不得擅自篡改或销毁原始材料内容，保证档案原始材料不受损坏、丢失，确保档案材料完整与安全及页面整洁。项目期满，我局负责检查验收，档案整理加工合格率需达到98％以上，文书档案、数字化档案需符合本市档案馆进馆要求，对检查不合格的部分档案，供应服务商需在规定时间内进行返工处理。

　　四、项目保障要求

　　（一）项目实施期间所需设备（如计算机、打印机、扫描设备等）及服务期间所需办公耗材由服务供应商提供。

　　（二）项目应用的档案管理系统必需是珠海泰坦软件系统有限公司开发的DARMS2009或超越2000档案管理系统。

　　（三）整理过程中发现文件材料有所缺漏，为维护文件材料之间应有的联系，确保档案完整性，应及时向采购人反馈，由采购人追补材料归档。

　　五、报价要求及结算方式

　　本项目采用项目总包价形式报价，不能分拆报价。本项目的总价报价上限为人民币16.00万元，供应服务商所报总价超过此上限金额为无效投标。

　　项目实际总费用若超过投标价，按投标价结算；若小于投标价，按实结算。

　　六、供应服务商资格条件

　　（一）在中华人民共和国境内注册或登记的具有独立承担民事责任能力的企业法人或其他组织。

　　（二）符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条的规定，有企业法人营业执照或法人资格凭证。

　　（三）没有列入“信用中国”网（www.creditchina.gov.cn）及“信用江门”（http://xyjm.jiangmen.gov.cn/）中失信被执行人和重大税收违法案件当事人名单的供应商，没有列入中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）政府采购严重违法失信行为记录名单中被财政部门禁止参加政府采购活动的供应商。

　　（四）供应服务商需对此项目配备不少于5人的工作团队，整理人员需具有档案行政管理部门核发的专业上岗证，拟安排的项目管理负责人和技术负责人***

　　（五）有多年为机关、企事业单位提供档案整理、数字化加工服务经验优先。

　　（六）本项目不接受联合体服务。

　　七、项目评审方式及评审标准

　　（一）在符合报名条件的供应商中通过评审确定一家供应商。

　　（二）由我局采购小组抽取成员组成评审小组，分别按照《2022年江门市生态环境局档案整理服务采购项目评分标准》（见附件）进行评分，综合得分最高的确定为中标供应商。

　　（三）评审结果公示3个工作日，若公示期间无异议，我局将在30日内与中标供应商签订采购合同。

　　八、付款办法

　　（一）首付款：合同签订后，采购人在收到服务商提供的有效发票后30日内，向其支付合同总价70%的款项。

　　（二）尾款：合同服务内容已完成，在验收合格后，采购人一次性向服务商支付其余30%款项。

　　九、违约责任

　　（一）服务商未按期完工，每延迟一日，应向采购人支付总价款0.5‰的违约金，但金额不得超过合同总额的10％；

　　（二）服务商对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等承担法律及经济责任。若违反保密协议的约定，我局有权取消业务合作或终止已开始的合作，并保留追究法律责任的权利。

　　十、其他事项

　　采购人与服务商双方需就此档案整理项目签订保密协议书。

　　十一、报价单格式

　　请服务商按照如下格式进行报价，否则视为无效报价。

　　采购项目报价单

　　十二、报价方式

　　凡有意参与报价的服务商，请于2022年4月11日至2021年4月14日（上午12:00时前）将报价资料（按照项目评分标准要求提供）报送我局。

　　十三、联系事项

　　单位名称：江门市生态环境局

　　单位地址：***

　　联系人及联系电话***

　　资料收取联系人***

附件：2022年江门市生态环境局档案整理服务采购项目评分标准