温州市中西医结合医院关于档案（含基建）规范化整理及数字化加工项目的询价公告

我院将于2021年9月28日上午10点，在急诊综合楼11楼1108会议室对医院档案（含基建）规范化整理及数字化加工项目进行询价，服务期三年，项目预算总金额为人民币壹拾肆万捌仟元整（¥148000.00元），相关服务要求如下。请符合报名资格的供应商向采购中心现场报名。

一、项目基本情况：

（一）本项目为：温州市中西医结合医院档案（含基建）规范化整理及数字化加工服务项目。

（二）为了规范档案管理工作，采购人拟对温州市中西医结合医院档案（含基建）项目档案规范化整理、数字化加工等服务工作，通过委托加工的形式进行招标。

（三）基建项目实施过程中，建设单位及各参建单位（设计勘探、施工单位、监理单位等）形成的全部文件材料（包括立项、用地、招投标、勘探设计，全套竣工图）施工过程形成的全部资料，根据完整、有效、准确、系统的要求，开展项目文件材料的收集审核工作，并根据项目档案规范化的要求，进行文件材料的整理归档及数字化工作。

二、服务内容

（一）档案（含基建）规范化整理及数字化主要服务工作

1.对建设方和各参建单位归集的文件进行完整性、有效性的审核，并提供文件材料查漏补缺的清单、建议、思路；

2.在基本完成文件收集工作的前提下，按照项目档案规范化的要求进行整理组卷；

3.对项目档案数字化，并通过配置医院档案软件系统，实现档案的查询；

4.基建档案整理包括挑选资料、核对补收缺失资料、组卷、编案卷号、打印卷皮、装订、打页码、输电子目录、装盒；

5.档案扫描主要服务工作：包括扫描、图像较对、纠偏、去污处理、数据格式转换、数据挂接、数据备份等工作。

6.完成采购单位项目档案上架入库。

（二）项目技术规范

中标人在服务过程中必须严格遵循以下法律法规。

1.档案管理主要法规：

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》

《档案数字化外包安全管理规范》

2.业务标准与规范：

《科技档案案卷构成的一般要求》

《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》。

《档案分类标引规则GB/T 15418-09》

《档案著录规则DA/T 18-1999》

《归档文件整理规则DA/T 22-2000》

《归档文件整理规则DA/T 22-2015》

《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2017

三、服务要求

（一）档案类别

项目明细	档案内容	单位	预估数量	最高单价限价(元)	总价最高限价(元)
档案（含基建）规范化整理及数字化加工项目	文书档案A4	页	70000	0.4	148000.00
	业务档案A4	页	20000	0.4
	会计档案A4	页	50000	0.4
	设备档案(含采购中心资料) A4	页	120000	0.4
	科研档案A4	页	5000	0.4
	基建档案A4	页	17000	0.4
	基建档案A3	页	500	0.8
	基建档案A2-A0	页	1000	6
	基建档案	卷	240	60
	出生医学证明档案A4	页	32000	0.4
	出生医学证明档案A3	页	2000	0.8

 

项目名称	完成时间	预估金额(元)
2020年增量档案	2021年10月至2022年9月	28000.00
2021年增量档案		70000.00
2022年增量档案	2022年10月至2023年9月	25000.00
2023年增量档案	2023年10月至2024年9月	25000.00
合计		148000.00

 

 

★当采购数量与实际完成数量不一致时，最终结算金额按实际完成数量乘以中标单价进行计算。整个项目实施过程中需要的配套软件、设备、档案耗材均由中标人提供。

（二）项目组织要求

中标人派驻熟练工作人员驻点，按采购人的要求为采购人处理各类各级资料档案的鉴定、整理、制作详细清单、编目、数字化加工以及纸质材料的装订、消毒等工作。

（三）服务方式要求

由中标人指派人员（人员数量由中标人根据项目实施的具体情况确定），自带整理加工所需的材料、设备、工具到采购人指定的工作场所，进行档案整理和数字化加工服务。整理扫描的所有设施设备以及配套加工软件均由中标人自行准备承担、采购人不再另行提供。

（四）工作周期要求

自合同签订之日起3年内完成所有档案整理及数字化加工服务。（因建设项目延期或文件资料没有按时移交给中标人等特殊情况下，经双方协商项目工期可延期）中标人应制定合理的项目进度计划及按期完成保证措施，确保本项目保质保量按期完成。

（五）技术要求

严格管理，明确责任，严格执行安全保密管理制度，确保档案原件和数字化档案信息的安全；严格落实质量管理措施，各关键工作环节须安排有档案管理工作经验的专业人员进行实时监督和质量管控，确保各环节工作符合规范和质量要求，建立完整、规范的工作记录。

（六）档案整理具体要求

1.档案整理工作必须严格参照《科技档案案卷构成的一般要求》。

2.科技档案案卷由封面（软卷皮）、卷内目录、文件材料、备考表组成，用三孔一线方法装订。按要求编制页码，去除金属物，不规范的纸张要进行托裱，图纸按规范要求折叠。案卷内图纸较多的在装订处(卷脊)加硬纸板衬垫，保持案卷的平整。

3.用计算机套打或用黑色水笔规范书写案卷封面、卷内目录和备考表各项内容。卷内目录和备考表一律用A4纸打印。

4.按不同类别编制档号和目录。案卷装盒保管，规范填写案卷盒上各项内容。

5.档案盒尺寸符合档案规范要求，采用双裱进口牛皮卡纸制作，所用各规格型号卷盒必须干燥、平整，不得起壳、脱胶。

6.档案装订必须平整、整齐、美观，卷内图纸折叠规范，装订牢固，不影响借阅利用。

7.档案卷盒、案卷封面、卷内目录、备考表等填写应正确，书写字迹清晰、工整、美观，字、码打印整洁。

8.要求对档案材料必须做到认真鉴定、分类准确、编排有序、目录正确、装订整齐。通过整理，使每件（卷）档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。档案整理应保持文件之间的有机联系，符合业务操作流程。

9.条目著录，目录数据库结构应符合《浙江省省直单位文书档案目录数据库结构与交换格式》（浙档发[2011]17号）；档案著录准确，符合《档案著录规则》（DA/T 18-1999）。实现条目与实体的一一对应。

（七）档案数字化加工要求

1.档案数字化加工工作必须严格按照档案数字化技术规范要求进行，利用先进可行的计算机及相关技术，通过完整严谨的加工流程，将纸质档案转化为数字档案，需提供完整的档案数字化方案。必要时需对原始影像数据进行高清加工处理，形成准确完整的档案信息数据库。

2.应根据医院档案软件系统的要求，正确地完成各类档案信息的录入、核对等工作，并确保上述信息准确、完整。

3.档案材料影像文件应与档案材料相对应，符合阅读习惯、内容完整准确、页面干净、文字清晰、印章颜色明显突出。档案材料影像文件采用标准JPEG图像格式存储，影像标准应符合相关国家及行业标准。

（八）数字化加工具体要求

1.档案扫描

采用JPG彩色扫描，分辨率要求为不少于300DPI，均保持原档方向。扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。为保护档案原件，扫描单位尽量使用平板扫描仪扫描。对成册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描仪扫描。扫描时应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的页码和页数，并核对每份文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

2.著录：扫描文件著录应准确。录入有不准确或错漏的，应根据文件内容重新修改提炼，符合国家《纸质档案著录规则》要求。

3.图像页面影像资料和原档案页码顺序需要一致。图像不能存在压边、倾斜、扭曲、比例变形、图像无法显示、漏扫等现象。

4.图像处理

应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致。

5.文件存储

以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件以相应档号进行命名。移动硬盘内文件电子影像存储格式为TIFF格式、PDF格式。

6.数据导入挂接

将条目数据整理、扫描、保存后正确导入医院档案软件系统。扫描图像文件应与医院档案软件系统的目录数据进行无缝挂接。

7.要求记录导入进度情况，成功和失败的目录数，并显示具体的失败目录和失败原因，如缺少电子目录，电子文件命名与电子目录不匹配等常见错误提示以便修改或重新合并。

8.在挂接电子文件前，进行电子文件挂接包的整理，清除不符合挂接条件的电子文件。

9.对重复导入情况的实时监控，选择导入类型，如全覆盖导入、增量导入还是终止导入等。

（九）安全保密要求

1.中标人应制定严密的安全保密措施，严格遵守保密相关规定，严格遵守安全保密制度，确保档案实物和信息数据的安全和保密。

2.采购人提供的全部文件资料，均属保密内容，凡以直接、间接、口头或书面等形式提供涉及保密内容的行为均属泄密。

3.档案整理和数字化加工工作必须在指定的场所内进行，并确保场所的正常秩序和安全。

（十）中标人不得出现丢失、损坏、损毁各类档案或档案材料内容；泄露档案内容信息（包括档案实物内容信息和数字化数据信息）；私自圈划、涂改、复制、抽取或伪造档案材料；擅自处理或销毁档案材料等严重违反安全保密要求的行为。如发生以上情况，中标人须承担补救责任和损害赔偿责任，直至追究法律责任，采购人有权解除合同。

（十一）中标人应做到：

1.与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

2.中标人应指定专职档案交接员与采购人的专职档案交接员配合，负责原始档案的交接工作。

3.中标人应在工作现场设安全保密员，负责档案原件在整个整理和扫描流程中的安全管理和已扫描档案数据的安全保密工作。

4.不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

5.扫描加工场地具备安全保密设施和措施，保证档案原件的安全和保密。

6.无关物品一律不得带入工作现场。

7.不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，包括拍摄设备。

8.未经采购人许可，任何档案材料不得带离工作区域。

9.对服务器的操作有安全监管措施。

10.工作区域采用内部局域网传输交换数据，不得存在对外出口。

11.USB端口封闭使用。

12.各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。

13.支持服务器双机备份机制。

14.按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。

15.已扫描和录入的数据除按规定刻制提交的以外，只能存放在工作区的电脑上，中标人工作人员不得携带任何移动数据存储介质进入工作现场，或将存储数据带离现场。

16.分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

17.不合格退回的返工介质，在中标人确认后交采购人销毁。

18.工作电脑在扫描工作完成前，未经采购人同意，不得带离工作现场。

19.全部扫描工作完成并已通过验收移交进馆后，工作电脑上的全部数据由采购人负责处理。

（十二）质保期及培训要求

1.质保期为总体验收合格之日起一年。质量保证期内中标人为采购人提供项目免费维护和培训。

2.中标人随时提供在线响应服务，故障响应时间不超过2小时，在发生严重故障时，立即赶赴现场。当系统出现问题时，中标人承诺不论问题是由哪一方产生，都将协助采购人及有关供应商使系统尽快恢复正常。

3.售后服务技术支持人员发生变化时，中标人应及时以书面形式通知采购人。

 

（十三）工期延期处罚

中标方未能如期提供服务的，每日向招标方支付合同款项的千分之五作为违约金。中标方超过约定日期10个工作日仍不能提供服务的，招标方可解除本合同。中标方因未能如期提供服务或因其他违约行为导致招标方解除合同的，中标方应向招标方支付合同总值5%的违约金，如造成招标方损失超过违约金的，超出部分由中标方继续承担赔偿责任。

四、付款方式

（一）合同签订后，每完成一个项目档案的整理和数字化加工，经采购人签字验收合格后，采购人向中标单位支付实际工作数量的全部价款。最终结算价＝（各项内容实际工作量）×（各项内容的中标单价） 。

（二）中标人须提供正式的税务发票，采购人收到发票后一个月内付款。

五、其他要求

1、结算服务期：合同签订后合作期满1年，合作期结束后根据医院需要，可延长2年合作期（合作期满条件同第一年一样）。合作期内如遇政策性原因，导致合同无法履行，则合同自行终止。

2、若被查实中标人存在影响中标结果的违法行为，不符合中标条件的，招标人有权解除合同。当中标人在档案整理过程中出现三次及以上档案整理不符合采购方招标文件中的要求，甲方有权终止与其合作，确定第二中标候选人为该标中标人。当第二中标候选人确定为中标人时，第二中标候选人应以其投标文件中报价，与招标人签订合同提供服务。

六、报名资质：

    1、符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条对投标主体规定的、处在良性循环的、有供货能力的供应商，经营范围需涵盖我院采购的物品，出具企业营业执照；

2、2018年以来档案（含基建）规范化整理及数字化加工项目同类业绩（符合上述档案法规、业务标准与规范）至少2份。

3、本项目不接受联合体投标。

4、投标供应商具有ISO9001质量管理体系认证证书；投标供应商具有ISO14001环境管理体系认证证书；投标供应商有OHSAS18001职业健康安全管理体系认证证书。

          

七、报名材料：

1、营业执照复印件；

2、法人授权委托书（需附被委托人身份证复印件）；

3、2018年以来档案（含基建）规范化整理及数字化加工项目同类业绩（符合上述档案法规、业务标准与规范）至少2份，提供合同复印件；

4、相关认证证书复印件。

 

以上材料复印件均需加盖公章。

 

八、询价方式：

1、投标人所报总价不得超过预算金额，否则当无效标处理。

2、各项服务技术功能参数均需满足医院要求且注明单价和总价，总价最低的供应商为中标人，所报价格应含各项管理服务、劳务、设备租赁、利润、税金、保险、检测验收、技术支持与培训、专利、售后服务与维保、政策性文件规定及合同包含的所有风险、责任等各项应有费用。

3、报价单格式见附件一，投标文件一式两份，开标当天密封上交。

九、投标文件的组成：

1. 报价单；

2. 法定代表人授权书；

3. 企业法人有效营业执照复印件；

4. 资质证明文件；

5. 业绩证明复印件；

6. 服务要求偏离表；

7. 售后服务；

8. 投标人认为需要提供的其他技术资料。

以上复印件均需加盖公章。

十、其他：

报名时间：2021年9月22日至2021年9月27日(作息时间：上午8:00-11:30,下午1:30-5:00)。

报名地点：温州市鹿城区锦绣路75号温州市中西医结合医院急诊综合楼611室。

联系人***

采购监督：温州市中西医结合医院监察室  联系方式***

附件一报价单https://zbfile.zhaobiao.cn/resources/styles/v2/jsp/bidFile.jsp?id=2021102127