深汕特别合作区公文智能交换管理系统项目二次询价公告

序号

服务内容

服务要求

1

发文登记

1.对文件信息包括日期、去向、承办人、拟稿人、文号、标题、摘要等进行登记，所登记的文件信息以二维码的形式对应到具体的文件。2.可与我区OA系统进行连接，可直接从OA上获取公文智能交换管理系统信息

2

文件分发

1.可通过公文智能交换管理系统自动生成一个二维条码并贴在对应的文件上，通过智能文件箱的二维码识别设备读取该文件上的二维条码时，对应的智能交换箱分户的门禁将会自动打开，将该文件投入该智能文件箱中，即完成文件的分发，并且系统数据库中会自动生成文件流转信息。2.流转信息包括：发件单位、收件单位、密级、缓急程度、投件时间与取件时间等。3.需要分发的文件不含有二维条码时，可直接将此文件通过智能交换箱上的无号件投口投入需要分发的单位，完成文件的分发。

3

条码制作

1.可根据业务需要选择文件的收件单位、密级、缓急程度、收件人等信息，打印二维码并粘贴于对应文件。2.可采用“一码到底”原则，一次登记，重复使用，无须手工登记。3.可直接通过智能文件柜识别文件条码信息，进行文件流转。

4

取  件

各部门取件人员可通过刷卡、指纹解锁、人脸识别等方式开箱取件，实现即来、即取、即走的高效电子签收取件方式。2.取件后可在系统数据库中自动生成取件记录，包括：取件单位、取件人信息、取件时间、文件的名称、文号、密级、缓急程度等信息。

5

发文去向管理

1. 可实现常用联系人***

清单打印

1.可查询统计具体文件的流转签收情况。2.可对各部门的发件清单、收件清单及固定时间段内的收件数量和发件数量等信息进行统计。3.可将查询统计的结果以文件流转清单的形式打印。

7

文件催办

1.若涉及办理给各部门的文件需要及时转办并及时退回等事项，可根据不同事项设置二维码类型。2.可根据文件二维码类型生成相应的短信通知策略，以短信通知的方式自动通知收件部门及时处理并将相应的流转件退回退件箱。

8

信件查询

1.可根据“一码到底”的原则监控和追踪各种文件的办理情况，如请示件、拟办件等的办理情况。

2.可查询和追踪某一文件的交换情况，尤其对办文事项，可在系统中查询了解文件交换过程。

3.可利用各种信件或文件的信息组合查看信件或文件的处理情况，并能对查询结果进行统计。4.WEB查询：可通过在OA系统中的链接，在web查询页面中查询文件交换的详细过程和状态。

5.清单查询：可以查询系统中所有的收发信件和文件的清单信息，包括清单号、内容、打印时间、经办人等信息，并能打印查询结果。

6.系统管理员也可通过系统的查询统计方式，查询某部门或单位的取件出勤率。

9

智能交换箱管理

1.显示智能交换箱内文件情况，包括文件数量、发文单位、文件去向等。

2.系统管理员可以使用业务管理系统对交换箱实施开箱、勘误、证卡管理等管理工作。

10

退  件

1.根据各单位文件流转完成后文件的退回设置专用退件箱。2.各单位只需在智能文件柜的二维码识别区扫描文件上的二维码，将扫描过的文件投入退件箱即可完成文件的流转。

11

急件通知

1.网络通知：系统可通过OA以网络提醒的方式通知工作人员取件。

2.短信通知：对于急件系统可通过给对应部门的取件人员手机发送短信，通知取件人员及时取件。

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安全管理

1.可设置系统登陆密码和操作权限，保证软件操作阶段的安全性；

2.需配备全程摄像系统，对交换场地实行多点摄录，提供快速定时回放功能，能够实现场景再现，遇特殊情况可迅速排查。

3.智能交换箱能够自动判断扫描条码的合法性，对于无关条码，文件投口门禁拒绝打开，阻止无关文件进入交换过程。

4.需配备不间断电源，在办公区断电的情况下，保证系统数据安全不丢失。

5.需配备烟雾等火灾检测报警系统

6.需改造交换站大门门禁，指定用户通过定制门禁卡进入交换站，拒绝无关人员入内。

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设备要求

1.本项目预计文件交换箱70个，每个文件交换箱可分别存放涉密文件与非涉密文件。

2.需配备2台服务器（其中1台备份用），2台条码机，2台台式电脑（主要连接条码机、服务器）。

3.需进行大门门禁改造（实现刷卡、指纹等进入方式）。

4.需安装视频监控系统、火灾监测报警系统。

5.以上设备均需满足国产化要求。