抚顺市新抚区人民法院历史卷宗数字化建设项目竞争性磋商公告

★技术要求

根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号），以及《人民法院档案工作规定》（法发[2012]11号）、辽宁省高级人民法院办公室《关于加快推进全省法院档案数字化工作的通知》（辽高法办[2019]17号）、《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》（法[2013]283号）的文件精神，“各级党政机关，要根据工作实际需要，加强档案管理工作，把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。”

抚顺市新抚区人民法院历史卷宗数字化建设项目。

★1实施总则

档案数字化要符合《国家档案局办公室关于印发lt;档案数字化外包安全管理规范gt;的通知》（档办发[2014]7号）、《国家秘密载体印制资质管理办法》（国保发[2017]7号）《纸质档案数字化技术规范》、《档案著录规则》、《文书档案文件及目录数字结构与数据交换格式》、《人民法院档案工作规定》（法发[2012]11号）、《最高人民法院办公厅关于推进人民法院档案数字化工作的通知》（法办[2015]161号）、《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》（法[2013]283号）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《辽宁省档案局辽宁省国家保密局关于印发《辽宁省纸质档案数字化外包安全保密管理办法》的通知》（辽档发【2018】14号）等规范标准。

★2项目需求

项目简介：抚顺市新抚区人民法院历史卷宗数字化建设项目。项目针对抚顺市新抚区人民法院历史档案进行数字化加工。

项目地点：抚顺市新抚区人民法院（抚顺市新抚区浑河南路中段天湖桥南榆林街道浑河南路20-2号）。

★3数字化技术要求

3.1档案数字化加工部分的需求及内容

对抚顺市新抚区人民法院诉讼档案进行档案数字化加工，主要加工内容有档案出库、档案整理、档案著录、档案扫描、档案修图、成品挂接（法院使用的通达海系统）、装订还原、档案还库，并对档案中包含的录音、影像文件进行数字转化。

3.1.1数字化加工技术要求及相关要求

3.1.1.1数字化加工技术要求

一、项目内容及工作量

对抚顺市新抚区人民法院诉讼档案，主要加工内容有档案出库、档案整理、档案著录、档案扫描、档案修图、成品挂接（法院使用的通达海系统）、装订还原、档案还库，并对档案中包含的录音、影像文件进行数字转化。

采购预算：84.6万元，档案电子化加工0.25元/A4页单面（档案电子化加工按折合A4页进行计算，不足A4的按A4计算，超过A4的如A3按2页A4进行折算。），共3384000页。

二、数字化技术要求

服务期限要求

合同签订之日起6个月内完成所招标数量页已归档档案数字化工作。

数据格式和成品要求

根据人民法院档案的特点，以案卷为单位，存入指定存储设备中，同时提供四种格式的文件进行保存：

1、多页TIFF文件，以案卷为单位，一个案卷生成一个多页TIFF文件；单页JPEG文件，用于需彩色扫描的文件、证据类案卷生成与保存；2、PDF文本文件，以案卷为单位，一个案卷生成一个多页PDF文件；3、EXCEL文件，用于保存卷内条目信息。

实施数字化流程要求

档案数字化加工内容主要包括档案出库、档案拆卷、档案整理、档案目录校对与著录、档案扫描、档案图像处理、成品质检、电子文件挂接、档案装订还原、档案还库。

档案出库

出库前检查

在档案出库时，需提前对要出库的档案进行出库前的检查。检查的内容包括档案遗失、破损、缺页、重页、污渍等。对于有问题的档案需要填写《实体档案问题处理登记表》，双方确认签字后，进行记录以供后续加工过程中进行考证。

档案出库登记、移交

加工过程中，档案的出库将分成若干批次，为了保证整理过程中档案没有遗失、没有损坏、不重不漏，加工小组现场负责人和我方档案负责人***

档案整理

档案整理中一般不对案卷的纸张进行裱糊粘贴。对确属破损严重影响图像扫描的档案进行裱糊，须经档案馆技术指导人员同意，使用符合档案保护技术要求的材料进行裱糊。

拆卷不能损害档案原件。拆卷时必须去除档案中原来的装订物，包括装订线绳、订书钉、铁夹等，不允许裁切档案纸张，不能造成档案破损，严禁用力手撕档案。对于一些用胶水、纸板粘贴的档案，拆卷处理时更要格外认真、仔细，严禁毁坏档案实体中的有效内容。

拆卷后，需严格注意档案的排放顺序。禁止将不同卷的档案混放，同一卷的档案，按照卷内的先后顺序依次排放。

制作并填写纸质档案《整理加工过程交接登记表》，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数等所有需要加工的档案信息。

档案目录校对与著录

1）档案目录校对

对出库的档案卷内目录与档案实体内容进行比对，对内容不符或错误的进行登记，并与档案员进行沟通处理。

2) 著录要求

著录项对应正确，不漏项，著录规则正确，无错别字。对档案已有的电子条目数据进行校对，对著录项不齐、不全、不准的数据应进行补录，录入时采用双录双校的方式确保目录的准确性。

档案扫描

1)扫描影像存储格式：档案采用24位彩色方式，分辨率300 dpi逐卷逐页进行扫描，保存为JPEG格式；对于照片及特殊档案采用彩色或灰度方式，分辨率300 dpi扫描，保存为JPEG格式；

2)对同一档案编号的文件及其附件进行合并，生成一个文件，不乱序，不混档，文件以档案编号进行命名，按目录号/案卷号/档号等方式进行存储，与目录进行挂接。

3)图片的扫描精度要求：保证档案扫描图像与原件一致。图像缩放100%的情况下，图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。

4)扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整。电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。不可折角、遮字，不得有非卷宗的杂物，如头发、纸屑等。

5)遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开之后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

6)要求电子影像数据准确、档案号命名符合规范；图片命名及组成符合采购方档案管理软件要求。

7)卷宗扫描的质量要求：对扫描生成的图像文件逐页进行检查，发现漏扫的要及时补扫，对不符要求的图像，需重新扫描后进行替换。

档案图像处理

1)首先要检查电子文件的案卷号、卷内文件顺序号、总页数等信息与实物档案文件是否相对应；图像的页码是否准确，有无漏失、错页等现象；图像是否清晰。若不符合要求，则应记录在案，并将记录返回扫描环节，再进行修正处理。

2)图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。

3)对扫描后的图像根据实际情况进行逐页纠偏、去污、除噪、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整，确保图像清晰、干净、整齐，保证图像符合正常的阅读习惯。图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息，去除图像外多余白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

档案成品文件质检

质检人员对处理后的图像文件进行逐页检查。要求影像准确率100%，顺序准确，不多页、缺页；图像页面清楚，已去除图像中的杂点、黑边、装订孔等；图像的偏斜角度小于1度，文字页图像偏斜不超过页面内半个文字；幅面与原件统一，图像居中。如发现问题，填写《文档质检退回处理单》，记录图像文件质量检查不合格的信息，并通知该文件的加工人员进行返工处理。

电子文件挂接

由数据管理人员将质检合格后的成品文件向档案业务系统（目前法院使用的通达海系统）中进行上传挂接。

对于加工成果文件，日常采用双套硬盘方式备份。分批次验收通过的文件，通过档案级专用移动硬盘进行异质备份，移动硬盘一式两份。所有加工成果文件在项目完成后统一向用户方移交。

档案装订还原

整理加工完成的档案经检查合格后，进行装订处理。

1)装订要求

案卷应采用“三孔一线”的方式进行装订。

用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

2) 装订质量要求

档案装订以卷为单位装订。档案装订应牢固、安全、简便，做到文件顺序不变，不损页、不掉页、不倒页、不压字，装订后文件要保持平整，有利于归档文件的保护和管理。

原则上要按照档案还有的装订方式进行装订还原。

档案还库

项目组按加工批次，将加工完成的档案归还档案库房。档案管理员需对归还的档案进行清点确定，无误后在《档案出入库登记表》上签字确认。

3.1.1.2加工现场要求

严格遵守法院的有关保密规定。工作必须在法院指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏卷宗。主要包含以下几个方面：

严格遵守法院的有关保密规定。工作必须在法院指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏卷宗。主要包含以下几个方面：

1.法院对参与项目的工作人员进行安全保密资格审查，与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育，签署保密协议书，明确保密职责与违法后果，并将签署保密承诺书人员的名单及个人基本信息报送至法院。

2.进驻法院的扫描工作人员必须提供由公安机关提供的无犯罪记录相关证明、身份证复印件、与公司签订的保密协议复印件、联系方式***

3.建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对卷宗及卷宗信息的私自复制行为。

4.不同工序之间要采取相应措施，杜绝泄密事故发生。

5.电子档案加工场地的安全及保密措施。场地需具备保密设施，保证原件的安全和保密。扫描场所有监控设备，实时监控工作人员操作过程，人员进入场地不得携带手机、U盘等具有存储功能的物品。

6.数据移交时，扫描加工场所上的数据必须及时删除清空。

7.不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，也不得在场内从事与工作无关的活动。

8.加工过程安全要求对从接收材料开始，对每一个环节能有效的控制并加以记录，最终需要形成完整的流程记录，做到整个电子卷宗过程的追溯控制。

9.对服务器的操作需具备安全监管措施，场内所有计算机应用符合国家标准的防非法外联措施，严谨配置无线网络功能，并定期进行相关检测。

10. 现场电脑需将USB端口禁用或拆除。

11. 各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；文件上传日志；网络访问日志等。

3.1.1.3加工现场服务管理要求

1、招标人负责协助成交人办理档案出入库清点工作、档案情况说明；

2、档案整理要符合招标人制定的标准和国家有关技术规范要求。在档案整理检查记录册上记录扫描处理情况（处理时间，页数，备注等）。档案整理时发现无法处理的问题档案，应及时提交招标人相关人员进行处理。

3、为保证电子数据安全，项目完成后参与扫描任务的电脑硬盘、刻录数据的硬盘等存储设备需转交给招标人。

4、各项加工服务工作必须在招标人指定的工作场所内完成，不允许将档案资料带出工作场所，工作时间原则上为周一到周五的8:30至17:00，招标人在周一到周五的8:30至17:00内可为成交人提供业务咨询。

5、成交人与招标人签订合同的同时必须签订保密协议，成交人必须严格遵守档案资料的保密制度，保证档案实体和数据的安全，在向招标人提供服务的过程中，不能丢失、损毁档案，档案内部资料不能丢失或放错；对加工过程中和加工完成的档案数据，保证档案资料和档案数据不泄露。双方应对相关的技术情报和数据资料保密。

6、成交人各项服务进度和质量必须满足本项目招标的要求。在提供服务的过程中，成交人所有直接影响服务质量和进度的事由发生时应在第一时间与招标人沟通解决。否则，由此影响服务质量或进度并产生不良后果的，由成交人自行承担责任，后果严重的，招标人有权解除与成交人的合同。

7、需要确保档案数据的正确关联，电子件并案挂接正确。

8、成交人应设专人或专门的部门对此次加工服务项目进行日常的管理。要有严谨的规章制度和作业标准。要有专门质量控制环节，有专人负责质检。

9、成交人应配备专业的安全防护设施和相应制度，以保证工作人员及档案的安全。

10、严格执行实物档案的交接手续，确保实物档案安全。凡需进行扫描数字化及整理或已完成的档案均应严格登记并办好交接手续。

11、严格执行档案保密制度，保证档案数据不泄漏。工作人员严禁将档案夹带出加工场所，严禁以复制、拍照、转借、摘抄等方式泄漏档案内容。

12、加工整理场地应保持整净，须做到防火、防水、防盗、防尘、防鼠、防虫霉。严禁在档案加工整理场所内饮食和吸烟。

13、拆卷、整理、信息核对、扫描、装订等过程中，发现问题及时与用户单位沟通、解决。

14、应建立每日及节假日安全值班制，值班人员负责每天下班前切断电源，关闭门窗等日常安全隐患检查工作。节假日放假前，进行全面安全检查，以确保档案的安全。

15、招标服务期内及招标服务期满后的一年内，如果发现质量问题，成交人接到招标人通知后3日内到现场解决问题。

16、免费提供应在库档案而实际未在库档案的数据统计服务。