市本级社会组织档案案卷整理和数字化存储服务询价函

 

根据市本级社会组织档案案卷管理实际需求，现对外进行长沙市本级社会组织档案案卷整理和电子化归档服务询价采购，邀请符合条件的供应商参加谈判。

一、项目名称

市本级社会组织档案案卷整理和数字化存储

二、采购方式

询价采购

三、采购限价

项目总价上限人民币24万元

四、投标文件材料要求

1．供应商投标材料应包含投标文件（格式自拟）和格式统一的报价函，报价函应对采购需求完全响应，所报价格为包干价格，合同价格不再变更。投标文件应由供应商法定代表人或授权代表人签字，附法人登记证书副本复印件及法定代表人、授权代表人的身份证复印件（若有授权代表人，需提供法定代表人签字的授权书）以及根据采购需求要提供的其他证明资料。

2.投标文件和报价函均应加盖投标供应商有效印章，信封口密封并加盖公章；文件壹正贰副。

3.资质要求：投标人需按照需求清单提供相关资质。

4.本次采购采取最低评标价法确定成交供应商，完全响应的情况下单价最低者中标;单价相同的情况下以技术指标的正偏离程度和服务质量择优确定最终成交供应商。

五、投标时间、开标时间及地点

1．投标时间、地点：2021年4月12日（周一）9:30。供应商应在此时间内将密封的投标材料送达市政府二办公楼322会议室，逾期送达的或不符合规定的投标报价文件将被拒收。

2．开标时间、地点：2021年4月12日（周一）9:30。市政府二办公楼322会议室。

六、联系方式

联系人：罗磊???联系电话***

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附件：

1．市本级社会组织档案案卷整理和数字化存储项目采购需求

2．报价函（模板）

长沙市民政局

2021年4月6日?

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附件1

市本级社会组织档案案卷整理和数字化存储项目采购需求

一、项目名称：

市本级社会组织档案案卷整理和数字化存储项目

二、项目概况：

（一）采购预算：上限240000.00元

（二）项目说明

1.在规定时间内完成市本级约1600本社会组织案卷材料的归档整理和数字化存储，整理好的档案达到长沙市档案馆进馆要求，并经验收合格。

2.交付档案电子化成果及电子档案管理系统软件。

三、项目实施要求及其它

（一）项目实施时间

项目服务期：合同签订之日起三个月。

（二）项目实施具体要求

对招标方市本级社会组织室藏档案进行规范化整理与扫描。建设案卷级目录数据库、文件级目录数据库、全文扫描数据库，实现室藏档案的安全保管及便捷利用。档案整理、数字化加工和电子文档数据中心的设计遵守《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文处理办法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《档案管理软件功能要求暂行规定》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《电子公文归档管理暂行办法》等法律法规和档案行业标准。

档案数字化加工采用具有知识产权的数字化加工软件或合法正版加工软件，进行出库、查卷、整理、条目著录、扫描、图像处理、质检、装订、数据备份、提交、还卷等工序；数字电子文件数据要求为双层PDF格式，需对印书体扫描文件进行OCR识别，并生成双层PDF格式文件，打印正楷公文体识别准确率要求在95%以上，建成可全文、全卷宗检索定位的数字资源库。工作环节要求如下：

1.调档交接：中标方应指定专人按照与长沙市民政局共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案进行调档，并与招标方指定的专人一起做好档案的清点交接工作，并做好移交记录。中标方应负责档案从库房到加工现场的全程搬运。

制作并填写纸质档案整理过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数等情况。

2.档案整理：

（1）档案前处理：在扫描之前，必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象。并根据档案的实际情况对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

（2）档案规范化整理：对档案进行规范化整理，整理好的档案达到市档案馆进馆要求。

3.档案整理情况核对

中标方要做好原有目录数据的校对工作，并按照招标方的要求进行各类案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库。著录的错误率应小于千分之一。装订时采用新的目录数据打印卷内目录，加工完成后移交纸质目录2套。

4.档案扫描

（1）扫描方式采用平板扫描方式，扫描模式采用24位真彩色模式进行扫描，扫描分辨率要求≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

（2）扫描登记

认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法，并提交招标方审核同意后，进行处理。

5.图像存储

（1）存储格式

为了节约投资成本和提升系统整体性能。档案数字化的全文应提供至少两种完整彩色电子文档文件（一份归档备份文件和一份系统运行文件）。彩色多页TIFF格式和高质量高压缩彩色图文电子文件格式各一套，压缩后文件具备法律依据。具备大规模应用验证。支持图文全文检索系统。

（2）电子文件安全性

为了档案的安全，扫描电子档案文件本身应具备传输和存储的多种安全机制。如防篡改，可追溯，防抵赖，防拷贝及具备法律性等。 ???

（3）图像文件的命名

每份档案文件与其图像文件通过档号加序号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系，为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。

6.后期整理装订

在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。

7.验收工作。

档案整理和数字化存储相关工作完成后，投标方首先实行自检，自检完成后提交招标方进行验收，验收“通过”的结论须经中标方项目负责人***

8.档案移交

归档及电子化工作完成后投标方协助招标方完成档案移交档案馆的相关工作，并做好移交记录。

9.数据备份

（1）备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

（2）数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

（3）备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

（4）备份登记

填写数字化备份管理登记表单。

（三）供应商资质要求

供应商应是具备合法资质的市场主体机构；近三年未有任何失信记录；应承接过市级以上政府购买服务项目。

????（四）服务要求、质量和标准

????1．供应商必须根据本次招标文件所制定的项目清单及要求，提出相应的服务方案，作为响应文件的一部分提交。

2．供应商有更优质的服务资源、服务承诺，请在响应文件中单独列出。

????3.?按目标完成率进行考核验收支付费用。

????（五）结算方法

1．付款人：长沙市民政局自行支付。

2．付款方式：甲方在合同签订后10个工作日内支付项目总价的50%款项，以便乙方尽快安排人手和购买材料；项目整理完毕后待长沙市档案局验收合格后10个工作日内一次性付清余款50%。所有费用支付前乙方应向甲方提供正规发票。

3．本项目采用费用包干方式，投标人应根据项目要求和项目情况，详细列明项目所需的所有费用，如一旦中标，在项目实施中出现任何遗漏，均由中标人承担，采购人不再支付任何费用。

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附件2

报?价?函

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长沙市民政局：

我方收到长沙市本级社会组织档案案卷整理和电子化归档项目询价文件，经详细研究，决定参加该项目的询价会议。

??? ?1.愿意按照询价文件中的一切要求，竞标总价为小写人民币：? ? ? ? ??元（大写:? ? ? ? ? ? ? ? ??）

??? ?2.我方现提交的询价文件为：资格文件一份，报价文件一份，服务方案一份。

3.我方愿意提供完全响应长沙市民政局在询价文件中所提出采购需求的所有资料，并对其真实性负责；如我方无法提供询价文件规定的全部资料，你方可以将我方视为未能完全响应询价而作无效标处理。

竞标人（公章）：

?法定代表人：

联系人***

电话：***