光明管理局2021年文书档案整理项目

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光明管理局2021年文书档案整理项目采购需求

一、项目名称：光明管理局2021年文书档案整理项目
二、采购项目概况
为加强本单位档案管理的标准化和规范化，实现档案建立、接收、保管、转递、档案材料的收集、鉴别、整理、归档及电子信息化等日常管理，便于档案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和各项工作服务，我局现开展光明管理局2021年文书档案整理项目采购工作。
三、项目管理和服务要求
   （一）项目管理
按照国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）及深圳市档案局《综合档案管理有关业务问题统一口径意见》（2017）的要求、深圳市交通运输局《市交通运输局关于印发档案分类方案的通知》和广东省交通运输厅的验收标准，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，对深圳市交通运输局光明管理局近年来的业务资料及文书档案进行规范整理归档，编制检索目录，完成档案信息化录入。
（二）工作内容
1.档案资料整理：整理2014-2020年的收文、发文、签报、审批表、合同、行政服务审批件等文书档案，按类型核实纸质档案与电子档案的完整性与一致性。服务工作包含以下内容（但不限于）：
（1）档案登记：协助对新接收档案建立台帐，记录并及时进行数据维护。
（2）信息核对：协助核对档案盒名称与档案内容一致；根据每盒档案原有的卷内目录，逐一核对档案材料是否与目录清单一致；完善目录清单（核对补充修改页码），确保档案的完整性；目录清单需与我局现有档案管理系统中的档案名称一致。
（3）整理排序：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，确保文件的完整性，根据卷内文件清单的顺序排列文件，便于保管和利用。包括对缺损档案资料的进行修补如：拆钉、粘贴、图纸折叠、排序、打页码等。
（4）信息著录：将每卷档案的相关信息录入我局现有档案管理系统。案卷级信息反映该卷档案的总体情况，文件级信息反映该卷档案包含的文件材料的详细内容。
（5）质量自检：检查档案实体与电子扫描文件内容是否一致；检查档案整理、著录、扫描等各工序是否符合深圳市档案馆进馆要求，对缺少或不符合电子档案保存要求的进行重新扫描。
（6）装盒入库：将已完成电子数字化加工归档后的实体档案，装入档案盒，填写盒面信息及备考表，打印、粘贴脊背信息，并运输到指定的档案库房。办理档案入库手续，并做箱柜指引，以方便查询利用。
2.数据服务:协助采购方完成有关档案资料查找及数据上报及相关工作。
3. 协助完成与档案管理的各类临时性工作:根据采购方实际工作需要，协助完成各项与文书档案管理的有关工作。
4.对我局现有档案系统进行数据更新及日常维修维护工作。
（三）项目服务要求
1.服务要求
（1）中标方应结合采购方的档案管理制度制定一套符合完成本项目工作实际的档案整理管理规定及操作流程，以确保符合我局相关档案管理办法要求；
（2）中标方应成立项目组，在服务期内需派驻2名档案工作人员到采购方指定地方，协助日常文件收集归类和档案整理工作，接受采购方管理，按照采购方的上下班制度作息；
（3）中标方需按确保岗位人员的稳定性，服务期间中标方不得随意更换派驻人员，如需更换的，则须征得采购方的书面同意，经试用符合要求方可更换；
（4）中标方在项目实施期间，因工作需要接触到采购方的纸质档案、档案、目录、声像档案以及电子文件等，中标方工作人员必须保守机密，不得以任何方式带出工作场所或向外泄露。中标方同时提供一切必要的方式和采取一切必要的行动，协助采购方保证档案安全和保守档案秘密。
2.工具耗材要求
（1）档案制作所需电脑、打印机、打孔机、扫描仪等所有工具和设备由采购方自行提供；
（2）档案盒、牛皮纸、A4纸、胶水和KO夹等档案整理过程中所需的耗材由中标方自行提供；
（3）制作档案卷内文件目录、粘贴所需A4纸的规格为80g/㎡纸张；
（4）案卷封面、卷内备考表所需无酸纸的规格为100g/㎡纸张。
3.成果验收要求
本项目的验收由采购方、中标方共同进行。
验收条件：按质量标准，完成采购方收集、移交的全部档案资料的整理、归档工作，通过抽查验收得到采购方认可，完成验收报告后，才视为整理工作完成。
4.售后服务内容及要求
（1）安排专人负责售后技术支持，并提供其联系手机、电话、传真、Email；如人员需要调整应及时通知采购方；
（2）按采购方要求完成售后服务。
（2）本项目最后成果提交采购方后即进入售后服务期，要求由中标单位提供1年的技术支持。在售后服务期限内对档案管理系统维护、维修及使用人员技术培训等技术支持。
四、供应商资格要求
1.本项目不接受联合体投标，不接受分包转包。
2.具有档案整理相关经营范围。（提供商事主体登记备案信息查询界面或其他证明材料证明）
3.单位负责人***
五、评标定标方法
综合评分法
六、商务需求
（一）服务期：2021年4月至2021年12月。
（二）服务地点：深圳市光明区。
（三）报价要求：
1.本项目预算金额：22万元。
2.本项目服务费采用包干制，应包括服务成本、法定税费和企业的利润。由投标人根据采购文件所提供的资料自行测算投标报价；一经中标，报价总价作为中标供应商与采购方签定的合同金额，合同期限内不做调整。
3.投标人应当根据本企业的成本自行决定报价，但不得以低于其企业成本的报价投标。
4.投标人的报价，应当是本项目采购范围和采购文件及合同条款上所列的各项内容中所述的全部，不得以任何理由予以重复。
5.投标人应先到项目地点踏勘以充分了解项目的位置、情况、道路及任何其它足以影响投标报价的情况，任何因忽视或误解项目情况而导致的索赔或服务期限延长申请将不获批准。
（四）付款方式：中标方在20个工作日内向采购方提交项目工作方案，经采购方审核通过后，支付合同总费用的10%；中标方按季度向采购方提交档案整理工作进度及清单，经采购方审定后，采购方按季度支付剩余合同总费用。
（五）履约担保金：无
（六）违约责任：
1.采购方每季度在中标方整理过程中已完成的归档档案中随机抽取一定数量进行核检，如抽检合格率低于98%，中标方需将前期整理的全部案卷重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由中标方负责；
2.对中标方达不到合同时限要求的或者中标方无法达到采购方关于质量和归档格式要求的，采购方有权随时单方解除合同。
（七）其他：中标方不得将项目非法分包或转包给任何单位和个人。否则，采购方有权即刻终止合同，并要求中标人赔偿相应损失。
（八）联系人***
      联系电话***
      联系地址***
响应方式：投标人在2021年3月19日（周五）中午12：00前,将投标文件（只接受PDF文件格式，将所有资料合并为一个PDF文档。）通过我局网站提交（新用户请在本网页点击“供应商注册”录入信息，待完成单位资料审核后，点击“供应商登陆”报价并上传标书）。逾期响应的视为放弃投标。

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