福建省立医院干部人事档案整理服务项目院内招标（竞争性谈判）文件（项目编号：SL2020-45）

福建康泰招标有限公司受福建省立医院（招标人）的委托，协助进行组织院内招标活动，现邀请供应商参加谈判。

一、招标项目概况和范围

1、项目名称：福建省立医院干部人事档案整理服务项目。

2、服务地点：福建省立医院（福州市东街134号）。

3、招标范围和内容：详见本项目内容、主要技术参数及工作要求。

4、交货时间：合同签订后150天内完成，工作时间与招标人工作时间同步。

5、本项目预算总额：37.4万元。

6、服务（货物）一览表：

合同包	品目号	采购标的	数量	预算总金额（元）	供货地点
1	1-1	档案整理	1700份	374000	福州市东街134号
注：（1）最终结算金额以实际完成工作量为准； （2）工作所需设备由成交人提供。

二、服务内容及要求

本项目为福建省立医院干部人事档案整理服务项目,本项目档案1700份，预算总金额为374000元，最终结算根据实际归档数量按实结算。

三、技术参数及要求

1、本项目对干部人事档案整理及查缺，软件能够自动打印规范的人事档案目录和档案情况登记表。须根据招标人的需求提供电脑、监控设备、打印机、打孔机等档案整理相关仪器设备，仪器设备所有权为成交人所有。

2、整理：档案整理内容包含档案交接、鉴别、分类、组卷、录入、装订、编号、上架、协助招标人按照相关要求对档案进行查缺并对档案查缺内容如实登记等。

3、档案材料的分类：按照《干部档案工作条例》（组通字〔1991〕13号）、《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号），档案分为十类进行分类整理。

4、对后期收到补充材料和信息进行汇总、整理、著录、装订。

四、档案整理工作及要求

4.1、档案工作流程

统一实施从“档案调取→材料鉴定→分类排序→编制页码→材料修整→数据录入→补缺材料→打印各表→档案装订→品质检验→成品入库”的工作流程。

4.1.1、档案调取

4.1.1.1、项目经理每日从招标人管理员处调取当日应加工的人事实体档案，并填写人事档案领卷表（成交后由招标人提供表格格式）。

4.1.2.2、项目加工时建立流程跟踪单。参与项目人员从项目经理处领取实体档案，并在实体档案袋（盒）上粘贴跟踪单（成交后由招标人提供表格格式）。

4.1.2、材料鉴定

判定材料有无保存价值，确定其是否归档；按照一定的原则和规定，对收集起来的档案材料进行审查，甄别其真伪，并根据需要确定对档案材料中的“电传材料”、“字迹模糊材料”、“圆珠笔、复写纸、铅笔书写材料”进行复印后入档。同时，将不需归档的材料存入“多余档案袋”并做标注后随卷入档。

4.1.3、分类排序

按档案材料所反映的内容和形式特征，分成：履历、自传、鉴定、学历、政审、党团、奖励、法纪、职务、其他等十大类别，构成独立的案卷整体。再根据材料的性质，选用“时序”、“主次关系”“混合”之其一的排列法进行材料的组合，构成每一卷内材料的顺序。

4.1.4、编制页码

对排序后的档案材料按类别粘贴专用类角并填写类序，在每件材料（以件为单位）的右上角空白处（反面在左上角）用2B中标铅笔编写类号，在每件材料的右下角空白处（反面在左下角）用2B中标铅笔编写页号。

4.1.5、材料修整

为防止加工整理后的档案不增加厚度，案卷原则上对不规则（小于A4）纸张，不进行加边处理，只对破损、卷角、褶皱的文件材料进行剪裁、折叠、裱糊、加边、包边、补洞、拔钉、信息题写等技术处理。为保证案卷的整齐、美观，档案材料的完整，采用左对齐、下对齐三孔装订，装具为规范的人事档案盒。确有必要进行裱糊、加边、包边、补洞的档案，①使用专用的符合裱糊要求的粘合剂；②采用一次性成型的不同规格的纸质边条；③采用特制的模板操作的方式，能保证纸张的粘合牢固度，防腐防虫性能，包边规格的整齐统一，并较好的提高工作效率。

4.1.6、数据录入

4.1.6.1、目录录入

为确保档案数据采集准确无误，该工序将在专用的档案管理软件上进行。按照类别、排列顺序及人事档案目录格式，逐条采集材料的“十类”信息，形成档案目录、目录录入采用软件字段级联技术，保证目录著录100%正确。

4.1.6.2、登记表录入

①软件通过建立人事档案基本信息和档案文件目录父子表的关联关系，再认真查找档案文件和填充任免表中的所有字段记录过程中，初步完成档案情况登记表工作，在随后完成档案目录建立过程中，进一步完成档案情况登记表的项目填写。

①系统则能够自动从人事档案基本信息中提取经过整理后的相关数据，自动生成任免表和档案情况登记表。

4.1.6.3、校对

①编制档案情况登记表

②校对任免表

③提交档案情况汇总表（电子文档）

4.1.7、补缺材料

对档案进行查漏补缺，发现存在缺失的档案材料要求形成查缺材料登记表，并及时跟踪，将收集到的缺失材料归档。

4.1.8、打印登记表、目录等

提供的专业制作整理软件具有批量自动打印档案目录、任免表和档案情况登记表、查缺材料登记表等（成交后由招标人提供表格格式），确保制作的表单正确、规范、完整。

4.1.9、档案装订

在对档案目录和材料核对无误、整理整齐后，实施在材料左侧按照规范专业人事档案盒标准孔距竖直打好装订孔装入档案盒。

4.1.10、品质检验

检查档案材料排列与目录是否相符，每类、每份材料右上角编写的类号和顺序号、每页的右下角标示的页码，档案盒背脊信息填写是否规范美观；多余材料袋上写的信息是否准确。检查档案装订是否规范。

4.1.11、档案入库

将整理好的合格档案按照姓氏顺序整齐的摆放在档案库的密集架内。

4.2、项目进度要求

对参与项目的人力资源进行动态管理，适时进行合理岗位调配，力争使各工作环节不脱节，每人每天完成15卷的分类、排序等整理工作，力争30个工作日完成纸质档案的整理工作，纸质档案整理结束后即进入目录录入阶段，每人每天完成按10巻计，力争30个工作日完成录入工作，整个项目预计150天内全部完工。

4.3、安全保密工作要求

严格遵守保密纪律，防止档案泄密。领导小组成员要按照《保密法》的规定，牢树保密观念，紧绷保密之弦。在数字化加工过程中遇到严格管理有密级和未开放的档案资料，切实做到不该说的不说；不该问的不问；不该看的不看；不该记录的不记录；不在私人通信中涉及；不在公共场所和家属、子女、亲属面前谈论，确保重要档案资料不泄密、失密。所有成员要经常不断地对参与项目实施的员工进行安全保密意识教育，使大家自觉遵守安全管理制度，积极做好档案安全隐患防范工作，切实做到思想重视、行动落实，确保档案安全万无一失。

4.3.1、签定保密协议，建立保密员制度

4.3.1.1、入场前以《中华人民共和国档案法》、国家相关规定、招标人管理部门的保密规定及相关规章制度为准与招标人管理部门签订保密协议。 公司与所有项目实施人员（技术人员、档案加工人员）签署保密协议。

4.3.1.2、设保密管理员1名，有项目经理担任，并邀请招标人派出1名安全保密兼职监督员，负责所在工作场所的档案文件的保密工作。所有场地工作人员必须接受保密管理员和安全保密监督员的监督和管理。

4.3.1.3、凡从事各业务环节能够接触到档案资料的人员，都必须对经手的案卷作详细记录。

4.4、档案整理现场安全管理制度

4.4.1、档案整理现场，应按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案整理全过程的岗位责任制，对档案整理全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。

（1）供应商须单独提供承诺，承诺档案整理人员须无犯罪记录，不得有涉外社会关系，责任心强，做事细心，爱惜每份档案资料。

（2）每位现场工作人员必须有每天的工作记录（时间、地点、数量等），并进行定期检查。

（3）现场工作人员不得携带移动硬盘、U盘等信息存储等设备。

（4）保密领导小组不定期深入加工现场进行安全保密检查，认真核查加工现场出入人员身份，严禁无关人员进入加工场所。一旦发现非公司工作人员在加工现场，必须立即驱离，并扣发该项目经理当月绩效奖和当月保密费。

（5）在用户指定的加工场地进行工作，加工人员应遵守档案整理操作规范，防止损毁档案。

（6）档案交接由专门人员和现场加工负责人***

（7）不得将档案资料带离加工场地，不得私自存储任何资料数据。

（8）严格档案交接制度，认真填写流程单据，每个环节责任明确，分工到人，做到档案不丢失、不损坏、不受潮、不污染。

（9）对档案原件要小心存放，对拆订后的档案原件装订后要恢复原样。现场工作人员要保证档案的完整，不得损坏和丢失，不得篡改档案内容，原档案磨损、不清晰的，需档案管理部门专门人员签字同意，方可进行下道工序。

（10）档案只能在工作间的专用档案柜内存放，工作间内的其它地方不准存放档案。

（11）工作人员下班时，均应将工作间中所有档案锁在专用档案柜中，由成交人相关责任人保管好钥匙，并由专门管理人员锁好工作间房门，实行双重保险。

（12）不得将易燃、易爆及危险物品带入工作区域，严禁在工作区内抽烟、喝水、吃零食及做其它可能损坏档案的事情。

（13）不能无故察看和互相议论档案内容，出入工作室不得携带任何与工作相关的物品。

（14）工作过程中产生的碎纸、废光盘等工作垃圾不得私自处理，必须交由项目经理统一处理。

（15）保持工作区内的肃静，不得串岗、喧哗、聊天，严禁打电脑游戏。

（16）加工场地配备覆盖全部场所的防盗报警、视频监控设备，对档案整理实施全程摄像和录像。

（17）爱护机器设备，严格按照操作规程办事，加强计算机病毒的防范工作。

（18）确保档案整理加工过程中人员的人身健康和安全。

4.5、参照规范

4.5.1《中共福建省委组织部转发关于做好文件改版及干部人事档案有关工作的通知》（闽委组通［2012］75号）

4.5.2 《中共福建省委组织部转发关于完善干部人事档案材料的通知》（闽委组通［2017］54号）

4.5.3 《福建省卫生健康委员会关于加快推进干部人事档案专项审核工作的通知》（闽卫人函［2019］659号）

4.5.4《干部人事档案收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）

4.6、验收：符合行业规范标准及招标人要求。

4.7、硬件要求

4.7.1、对档案整理所需的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备应当逐一登记造册管理，并在整理工作任务完成后，全部移交招标人。  

4.7.2、整理工作使用的计算机、移动存储介质等设备由招标人提供，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有信息输入、输出装置或端口，如US中标接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等。

4.7.3、档案整理工作中使用的网络应与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

4.7.4、整理工作中使用的计算机不得安装任何与加工无关的软件。

4.7.5、档案整理工作网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的安全保护系统，记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息，并指定专人保管，详细记录使用情况。

4.7.6、不得擅自将无法操作的施工设备送外维修，应由有涉密介质处理资质的维修机构上门处理；必须送外维修的应办理书面审批手续，并由招标人派员现场监督。

4.7.7、所提供的打印设备经过国家保密科技测评中心检测，并取得《涉密信息系统产品检测证书》（须提供相关证书复印件并加盖公章）

4.8、软件要求

4.8.1、所提供的档案数字化加工软件,应符合国家和我省有关规定标准的要求。

4.8.2、所提供的档案数字化加工软件，应具有相关自主知识产权，提供软件著作权登记证书（须提供相关证书复印件并加盖公章）。

4.8.3、所提供的打印复印与光盘刻录软件具有访问控制（网络－增强级）功能，经过国家保密科技测评中心检测，需提供《涉密信息系统产品检测证书》（须提供相关证书复印件并加盖单位公章）。

4.9、其他要求

4.9.1、拟服务于本项目的服务团队中，项目负责人***

4.9.2、成交后，在项目实施过程中须提供一支品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队，团队负责人***

4.9.3、为保证项目正常运转，在整个项目运行期间，必须指派1名项目经理长期驻场（该项目经理具有本科及以上学历或档案中级以上职称，须提供相关证明材料并加盖单位公章）。确保工作人员具有良好的组织纪律性，中途不得随意更换工作人员，如特殊情况临时需更换工作人员，需经过招标人同意。

4.9.4、参与本项目的所有工作人员均为中华人民共和国境内公民，需与成交人签订正式劳动合同。需提供劳动合同供招标人审核。

五、供应商资格要求及审查办法

 1、资格要求：

（1）供应商应是具备独立企业法人资格,有能力承接本项目的国内企业 (供应商应在响应文件中提供企业法人营业执照复印件,并加盖供应商单位公章)；

（2）法定代表人授权书原件（若是单位负责人***

（3）依法缴纳税收和社会保障资金的承诺函(详见附件“响应文件格式”)或提供投标截止时间前六个月（不含投标截止时间的当月）中任一个月的依法缴纳税收和社会保障资金的凭据；

（4）参加本项目响应前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明函(详见附件“响应文件格式”)；

（5）具备履行合同所必需的设备和专业技术能力的声明函(详见附件“响应文件格式”)；

（6）信用信息查询记录证明材料（根据《财政部关于在政府采购活动中查询及使用信用记录有关问题的通知》<财库〔2016〕125号>精神，供应商须提供在采购公告发布后、响应截止时间前分别通过“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）和中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）网站查询相关主体信用记录，并提供信用信息查询记录证明材料（打印件或截图），在评标时将对供应商信用记录进行甄别，打印各供应商的信用信息查询结果，与其他谈判文件一并保存，对列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单的供应商，其响应文件将被视为无效。

（7）供应商需同时具备省级及以上国家保密行政主管部门颁发的乙级及以上《国家秘密载体印制资质证书》和具有档案行政管理机构颁发的有效的福建省档案服务机构备案证书。备注：福建省外企业需同时提供经福建省国家保密行政主管部门备案的有效证明（须提供证书复印件并加盖单位公章）

（8）本招标项目不接受联合体投标，不允许分包。

2、资格审查采用方式：截标后即开始评标。

3、供应商应对响应文件资料的真实性负责，招标人在授予合同之前有权对其响应文件资料进行核实，如发现所提交的资料不真实，招标人将视其为以弄虚作假方式骗取成交，其成交无效，若给招标人造成损失的，应依法承担赔偿责任。

六、谈判文件的获取

1、本招标项目不采用电子招投标。

2、谈判文件请自行在网站上下载。

3、项目联系人：宋财森     联系电话***

七、答疑截止时间

供应商若要求澄清谈判文件，应在获取谈判文件后的 1个工作日内提出，招标人将随时解答。

八、响应文件的要求及递交

（1）响应文件要求：

1）除谈判文件另有规定外，响应文件应使用附件响应文件模板规定的格式。

2）除谈判文件另有规定外，响应文件的正本和全部副本均应使用不能擦去的墨料或墨水打印、书写或复印，其中：

①正本应用A4幅面纸张打印装订，编制封面（封面标明“正本”字样）、索引、页码，并用胶装装订成册逐页盖章并加盖骑缝章。

②副本应用A4幅面纸张打印装订，编制封面（封面标明“副本”字样）、索引、页码，并用胶装装订成册；副本可用正本的完整复印件，并与正本保持一致（若不一致，以正本为准）。

响应文件递交：

1）响应文件一正两副，分别标明“正本”“副本”字样，并密封加盖供应商公章。响应文件未密封完好将导致响应被拒绝。

2）首次响应文件递交时间：2020年12月28日08:30时至09:00时，供应商应在此之前将密封的响应文件送达（福州市鼓楼区湖东路169号中闽天骜大厦第十三层开标厅），逾期送达的或不符合规定的响应文件将被拒绝接收。

九、开标评标时间地点

1、响应文件递交截止时间：2020年12月28日09:00（北京时间）

2、评标时间：截标后即开始评标。

3、地点：福州市鼓楼区湖东路169号中闽天骜大厦13层。

十、定标原则及办法

1、评标活动遵循公平、公正、科学和择优的原则。

2、谈判小组将对通过资格审查和实质性响应审查均合格且按规定提交最后报价的合格供应商才能参加评定成交的最后价格排序和成交候选人推荐。

3、谈判小组将采用最低评审价法对提交最后报价的合格供应商的响应文件和最后报价进行评审，并推荐成交候选人。

4、谈判小组将从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价评审价由低到高的顺序提出3名以上成交候选人，确定出符合采购要求、符合项目质量和服务要求且报价最低者为本项目成交人（若出现报价相同的情况，则由谈判小组按随机抽取方式确定最终成交候选人）。

5、供应商之间有相互串通投标、弄虚作假等违规行为者，将作废标处理，并在我院未来的项目招标中被拒绝接受投标。

十一、合同条款内容及签订

1、合同专用条款内容依照国家规范文本，合同通用条款内容解释依照国家规范文本（可略印）。

2、合同签订：成交人在接到成交通知后3天内，应派代表与招标人联系，商讨签订合同事宜。

3、合同签订地点：福建省立医院（福州市东街134号）。

十二、付款方式

1、签订合同后10个工作日内，支付合同金额的30%预付款；经招标人整体验收合格后30个工作日内支付至合同总金额（合同总金额根据实际归档数量与中标单价进行按实结算）的100%。

十三、其它要求：

成交供应商在领取《成交通知书》前须将本项目服务费按照福建省立医院2019年度协议为准，以成交价为计算基数，成交金额100万以下元按1.5%计算后整体下浮30%计取。服务费以银行转账或现金形式缴至福建康泰招标有限公司账户。

十四、其他未详尽事宜

依照国家政府采购有关规定。

附件：响应文件格式.docx

                            

                          

                    招标人：福建省立医院

                 协助组织单位：福建康泰招标有限公司

                             2020年12月21日