2020广东21世纪海上丝绸之路国际博览会主题论坛会议监督协助和会议影音设备租赁项目采购公告

2020广东21世纪海上丝绸之路国际博览会主题论坛会议监督协助和会议影音设备租赁项目采购公告

    中国国际贸易促进委员会广州市委员会对2020广东21世纪海上丝绸之路国际博览会主题论坛（以下简称主题论坛）会议监督协助和会议影音设备租赁项目进行采购，邀请符合条件的供应商参与竞投，有关信息公告如下：

一、项目信息

（一）项目名称：2020广东21世纪海上丝绸之路国际博览会主题论坛会议流程监督及会议设备租赁服务项目

（二）项目最高限价：55万元人民币

（三）项目概况：我会将于2020年9月23-24日在广州白云国际会议中心举办2020广东21世纪海上丝绸之路国际博览会主题论坛。主要活动有广州市政府欢迎晚宴、展览会观展、主题论坛及4场平行分论坛。

会议筹备时间安排及地点：

时间：2020年9月23日至24日

地点：广州白云国际会议中心、中国进出口商品交易会琶洲展馆

9月23日：

全天，嘉宾报道和场地布置（广州白云国际会议中心）

下午，广州市政府欢迎晚宴（广州白云国际会议中心）

9月24日：

上午，2020广东21世纪海上丝绸之路国际博览会开幕式及巡馆（中国进出口商品交易会琶洲展馆）

下午，主题论坛（广州白云国际会议中心）

下午，4场平行分论坛（广州白云国际会议中心）

（四）服务期限：自服务协议签订之日起至项目完成止。

二、会务协助项目总体需求概况

需求项目	项目说明
会务管理统筹	完成主题论坛整体运行策划。
临时工作人员统筹	完成主题论坛临时工作人员招募、管理及后勤服务。
重要讲者和主持人统筹	完成主题论坛部分重要讲者、主持人的邀请及接待服务。（该项按实际发生结算）
会议现场资料统筹	完成主题论坛各活动的摄影摄像统筹、讲者发言整理等服务。
会场会议设备租赁	主题论坛会场（东方厅）音响设备、灯光设备、4场平行分论坛平行分论坛视频设备、临时办公设备（笔记本和打印机）租赁等
会议注册和报道服务	在线报名系统； 会议现场签到系统和参会代表证件发放
其他	根据各分会场实际情况准备线上会议的网络支持

三、服务要求

（一）会务管理统筹

1．嘉宾信息统计管理服务

根据采购人要求，合同签订后至会议结束，派遣团队进驻采购人单位驻场办公，协助完成参会嘉宾信息统计管理服务，包括但不限于嘉宾信息的收集、整理、录入、统计、管理等工作。

投标人须提供基于信息化的嘉宾信息统计和签到管理方案。

2．会议流程监督统筹及信息化管理

根据采购人安排，协助完成主题论坛约800人参加的会议和各平行论坛,会务管理的整体策划及整体进度管理工作，协调做好大会各项后勤工作。编制会议场地布置、现场管理、接待、会场安排等工作手册。

配合采购人做好嘉宾注册、报到系统的设计和管理工作、嘉宾证卡设计制作发放、会议公告发布、会议通知管理、签到管理、入场权限管理、电子资料管理、会务工作人员协同管理等全过程基于互联网的信息化融合服务，改善会议体验，提升会议运行效率。

配合采购人做好主题论坛讲者沟通协调、资料收集、简历整理等工作；负责主题论坛PPT制作（包含但不限于会议流程PPT、市领导发言PPT、嘉宾讲者发言PPT等）；负责部分讲稿的草拟工作。

本次项目为国际会议会务服务，为做好会议会务服务工作，需要会务服务团队成员中有英语沟通能力，能直接与外方的沟通。

投标人须提供基于信息化的会议管理策划方案及筹备进度方案。

3.会议现场管理

根据采购人安排，做好会议资料、桌卡的摆放以及督导广州白云国际会议中心做好水牌等指引物品的摆放工作。

根据采购人安排，做好会场设施的检查和技术服务，确保会议顺利进行；依据会议流程，完成对嘉宾的注册、入住、参会等方面的协调工作；检查会议期间嘉宾参会引导是否到位，保证现场嘉宾参会秩序；做好各个论坛嘉宾签到工作；做好贵宾参会及贵宾室服务管理；协助做好会议期间茶歇等现场工作，协助做好会议现场的安全保卫、反恐检查、医疗卫生保障工作。

投标人须提供会议场地布置及现场管理方案。

（二）重要讲者和主持人统筹

根据采购人安排，负责邀请国内外主题论坛特约嘉宾、重要讲者，涵盖海上丝绸之路沿线国家前者政要或经济、商贸等部门部长级官员、国际组织负责人***

特约嘉宾和重要讲者的候选人应涉及21世纪海上丝绸之路倡议领域的单个或多个方面，应充分考虑专业领域、地域领域的嘉宾数量；嘉宾邀请必须具有较强的可操作性，充分考虑嘉宾个人计划与主题论坛工作计划的相互配合度；根据主题论坛的定位，受邀嘉宾需有利于主题论坛的品牌价值延伸，并具有较高的国际政治及专业影响力；嘉宾邀请方案要根据有关政策法规及外事工作原则，着重做好相关风险防范工作，按照可预可防可控的工作原则，确保主题论坛安全、可持续运行；

（三）会议影音设备租赁

提供主题论坛（东方厅）会场灯光、音响设备租赁，各分论坛视频设备租赁，提供会议筹备期间及会议现场的临时笔记本和打印机租赁服务。

（四）会议现场资料统筹

对会议现场各项活动进行录影录音、摄影、记录文字、速记；并对各个声像资料、照片、文字资料（语音转换成文字：中英文速记）进行及时整理以供新闻宣传用，同时完整存档以供采购人使用。

（五）其他

1.供应商有策划并统筹执行过同类型规模和影响力的论坛项目经验；

2.供应商须组建不低于10人专属服务团队，在合同签订后5个工作日内-活动结束期间派遣不低于3人到采购人单位驻场办公。

3.本次项目所涉及会议信息、参会嘉宾信息（含纸质和电子信息）未经采购人授权，供应商均不得提供给第三方。

4.项目完成后5个工作日内向采购人提供项目总结和参会人员满意度调查。

四、重要声明

各投标人按照以上规定及要求，除核算总价外，须列明各细项服务报价或折扣标准，不允许低于成本的恶意投标报价。各项费用在项目预算范围内，按照实际发生结算，没有实际发生的服务费用不予结算。

本项目报价为总价包干。投标人报价低于最高限价80%的，必须在投标文件中说明报价理由。在中标并签订协议后，如果投标人不能按时按要求完成服务造成违约，采购人有权安排其他服务机构按照同等标准提供服务，如服务费用高于协议价格，违约投标人须补足差价。本内容将作为协议的重要条款。

根据本项目的实际情况，提供相应服务并达到采购人要求，如采购人对采购项目有其他调整时，可由双方协商，另行签订补充协议（补充协议的采购金额不超过合同采购金额的百分之十）。

由于疫情等不可抗力的影响，我会不担保项目是否能顺利实施和不保证项目规模达到预期目标，该风险由中标人自行承担。

五、供应商资格要求

1、提供营业执照（或事业单位法人证书，或社会团体法人登记证书，或执业许可证）复印件；

2、提供2019年度财务状况报告复印件（如2019年或2020年成立不满一年的企业，提供成立至今的月或季度财务状况报告复印件），或银行出具的资信证明材料复印件；

3、提供近半年任意一个月的依法缴纳税收的证明（纳税凭证）复印件，如依法免税的，应提供相应文件证明其依法免税；

4、提供近半年任意一个月的依法缴纳社会保险的证明（缴费凭证）复印件，如依法不需要缴纳社会保障资金的，应提供相应文件证明其依法不需要缴纳社会保障资金；

5、提供履行合同所必需的设备和专业技术能力的书面声明；

6、提供参加政府采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明。

六、公告时间

2020年8月18日至8月24日

七、报名时间、地点、方式

1、报名时间：2020年8月18日至8月24日期间（办公时间内，法定节假日除外）。

2、报名地点：广州市越秀区恒福路238号2楼218室

3、报名提交资料：根据供应商资格要求的内容提交资料。

4、报价文件递交截止时间及开标时间：2020年8月25日14时30分

5、提交报价文件地点及开标地点：广州市天河区临江大道3号发展中心26B

6、报价文件提交资料：根据附件1的内容提交资料，一式五份，一正四副，密封递交。

八、评审及定标原则

1、评标委员会对的供应商的报价文件进行资格、符合性审查，详见《资格、符合性审查表》，以确定其是否满足本项目的实质性要求。未通过资格、符合性审查的供应商，不进入技术、商务和价格评审。

2、当通过资格、符合性审查的投标人多于或等于三家时，按照评标程序的规定和依据评分标准以及各项权重、符合性审查结果，各位评委单独就每个投标人的技术、商务、价格进行评审和比较，评出其技术评分、商务评分和价格评分。将技术得分、商务得分和价格得分相加得出总分，并按总分高低排出名次。评标委员会依据得分情况推荐出第一中标侯选人一名，第二中标侯选人一名。

3、中标结果公告后，向中标人发出《中标通知书》，《中标通知书》将作为授予合同资格的唯一合法依据。

九、采购人联系方式***

采购人：中国国际贸易促进委员会广州市委员会

地址：***

联系人***

联系电话***

采购代理机构：广州程启招标代理有限公司

地址：***

联系人***

联系电话***

  

中国国际贸易促进委员会广州市委员会

2020年8月17日