锦州铁路运输法院电子档案扫描归档服务竞争性磋商

项目概况

锦州铁路运输法院电子档案扫描归档服务 采购项目的潜在供应商应在中国政府采购网获取采购文件，并于2020年08月14日 13点30分（北京时间）前提交响应文件。

一、项目基本情况

项目编号：LNJC20200731002

项目名称：锦州铁路运输法院电子档案扫描归档服务

采购方式：竞争性磋商

预算金额：18.0 万元（人民币）

最高限价（如有）：18.0 万元（人民币）

采购需求：

1．服务明细：数量：12000卷宗，合计60万页。

2．需求标准及规定

（1）确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。

（2）扫描后的图像文件、目录与系统准确挂接，实现档案快速无误检索

（3）保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

（4）将不正确的纸质目录进行修改。

（5）保证档案的著录与校准以原始纸质档案为依据。

（6）档案数字化加工过程符合以下标准及规定：

《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2017）

《档案著录规则》（DA/T18—1999）

《归档文件整理规则》(DA/T22-2016)

《文书档案文件及目录数字结构与数据交换格式》

《电子文件归档与管理规范》

《人民法院档案工作规定》（法发【2012】11号）

《最高人民法院办公厅关于推进人民法院档案数字化工作的通知》（法办【2015】161号）

《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》

《档案数字化外包安全管理规范》（档办发【2014】7号）

3.服务要求

·档案整理

整理时要对照档案纸质目录逐页检查档案原件同时检查纸质目录，发现错误或疏漏进行改正或做出正确标识。将卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意。破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行相应处理后再进行扫描（裱糊、压平等）。

·档案前处理

（1）确定扫描页

原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。

（2） 编制页号

应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。

书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。

应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

（3）目录数据准备

按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。

对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

（4）拆除装订

应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

（5）技术修复

破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。

（6）折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。

·档案著录

（1）使用数字化加工软件的&“著录&”功能，进行目录录入。

（2）如果甲方提供电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。

（3）著录项相关内容要完整

（4）需要与档案实体目录数据进行一一对应。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入现有档案数据库中。

·档案扫描

（1）扫描影像存储格式：JPG格式（彩色）；对于照片及特殊档案采用彩色或灰度扫描，JPG格式；扫描彩色300dpi，逐卷逐页平板扫描，对不同纸张不同设置区分。

（2）对同一档案编号的文件及其附件进行合并，生成一个文件，不乱序，不混档，文件以档案编号进行命名，按挂接系统要求的起名格式，与目录进行挂接。

（3）图片的扫描精度要求扫描后的图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果，图像缩放100%。

（4）对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息。如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

（5）电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。

（6）保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。做好档案资料原件、复印件鉴别相关工作。

（7）成果要求：扫描分辨率应不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi，彩色，格式：JPG。

（8）要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范；图片命名及组成符合采购方档案管理软件要求。

·数据挂接

将完成好电子档案数据进行质检核对，无误后将电子档案挂接至采购方指定的系统。扫描影像生成双层pdf，通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到100％正确，实现档案的网上利用。

·数据备份

（1）备份范围：经验收合格的完整数据及时进行备份。

（2）备份方式：为保证数据安全，备份载体的选择多样化，采用在线、离线相结合的方式实现多套备份。

（3）数据检验：备份数据也进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

（4）备份标签：数据备份后在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

（5）数字化的档案能准确的与档案信息管理系统衔接，保证系统提出的档案数据的准确。

4.服务管理要求及相关说明

（1）应建立纸质档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保数字化工作的顺利开展。

（2）应配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员，熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员，掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。应通过科学规范的管理制度，对工作人员进行规范化管理。为强化数字化工作的安全性，应加强对外聘工作人员的审核。

（3）为保证电子数据安全，项目完成后参与扫描任务的电脑硬盘、刻录数据的光盘等存储设备需转交给甲方。

（4）各项加工服务工作必须在招标人指定的工作场所内完成，不允许将档案资料带出工作场所，工作时间原则上为周一到周五的8:00至17:00，甲方在周一到周五的8:00至17:00内可提供业务咨询。

(5)与甲方签订合同的同时必须签订保密协议，必须严格遵守档案资料的保密制度，保证档案实体和数据的安全，在向甲方提供服务的过程中，不能丢失、损毁档案，档案内部资料不能丢失或放错；对加工过程中和加工完成的档案数据，保证档案资料和档案数据不泄露。双方应对相关的技术情报和数据资料保密。

(6)各项服务进度和质量必须满足本项目招标的要求。在提供服务的过程中，所有直接影响服务质量和进度的事由发生时应在第一时间与甲方沟通解决。

(7)设专人或专门的部门对此次加工服务项目进行日常的管理。要有严谨的规章制度和作业标准。要有专门质量控制环节，有专人负责质检。

(8)配备专业的安全防护设施和相应制度，以保证工作人员及档案的安全。

(9)严格执行实物档案的交接手续，确保实物档案安全。凡需进行扫描数字化及整理或已完成的档案均应严格登记并办好交接手续。

(10)严格执行档案保密制度，保证档案数据不泄漏。工作人员严禁将档案夹带出加工场所，严禁以复制、拍照、转借、摘抄等方式泄漏档案内容。

(11)加工整理场地应保持整净，须做到防火、防水、防盗、防尘、防鼠、防虫霉。严禁在档案加工整理场所内饮食和吸烟。

(12)拆卷、整理、信息核对、扫描、装订等过程中，发现问题及时与用户单位沟通、解决。

(13)需要确保档案与产权等数据的正确关联，扫描件并案挂接正确。

(14)应建立每日及节假日安全值班制，值班人员负责每天下班前切断电源，关闭门窗等日常安全隐患检查工作。节假日放假前，进行全面安全检查，以确保档案的安全。

5.安全保密要求

(1)保密措施：中标单位必须有严格的保密制度和详实的安全管理制度，有人员、工作场地的管理制度；所有工作人员上岗前必须签订保密责任书；中标单位不得具有外资背景，所有人员不含外籍人员；参与项目实施的人员不得有违法违纪记录。

(2)保密责任：在档案数字化加工过程中造成的泄密事故，由中标单位承担相应责任，并根据涉密事故发生的程度、范围，对采购单位承担相应的经济赔偿责任。

3.保密要求：中标单位要严格遵守有关保密、档案法律法规和锦州铁路运输法院的有关规定。数字化加工工作必须在指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违反有关法律法规的，将追究相关责任人责任。中标单位项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。中标单位要与加工人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。不同的工序之间采取不同的措施，杜绝泄密事故发生。扫描加工场地要做好安全及保密，配备保密设施，保证档案原件的安全和保密。加工现场不允许有移动存储设备，个人电子设备一律不得带入加工现场，任何加工数据不能带出工作区域，加工设备不允许接入互联网。加工过程中的废弃纸张不得自行销毁，提交采购单位处理。档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属锦州铁路运输法院，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交。项目完成经验收后，加工操作终端上的数据必须在锦州铁路运输法院项目负责人***

6.项目实施所需人员、设备、场地等条件

1.采购单位提供档案数字化加工服务所需加工场地和电力等设施。提供一名专门人员，负责与中标单位对接工作及数字化成果验收等工作。

2.中标单位提供整个项目实施所需人员、系统、扫描设备等。中标单位负责架设档案数据加工局域网，自带计算机除有线网口外须拆除全部输出端口。加工完成后，所有具备存储功能的设备、介质一律不得带离加工现场，如计算机硬盘、备份设备等。

7.其他要求

（1）中标单位须提供从项目整体验收合格之日起对该项目数字化加工成果提供3年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后，中标单位负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件***

（2）每周工作5天，每天工作8小时，周六、周日休息。

注：本技术规格和技术规范提出的各项功能要求和技术指标是对本项目的最基本要求，并未对一切细节做出全部详细规定，也未充分引述有关标准和规范的条文，投标人所有与本项目有关的技术标准均应不低于报价时已颁布的国家和行业标准，或相应的国际标准的有关条文。使用最新的专利和保密专利需特别说明。

合同履行期限：合同签订之日起30日内

本项目( 不接受  )联合体投标。

二、申请人的资格要求：

1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；

2.落实政府采购政策需满足的资格要求：

1.对于中小微企业（含监狱企业）的相关规定；2.对于促进残疾人就业政府采购政策的相关规定等。

3.本项目的特定资格要求：无

三、获取采购文件

时间：2020年07月31日  至 2020年08月07日（磋商文件的发售期限自开始之日起不得少于5个工作日），每天上午8:00至14:00，下午12:00至21:00。（北京时间，法定节假日除外）

地点：中国政府采购网

方式：在线下载

售价：￥0.0 元（人民币）

四、响应文件提交

截止时间：2020年08月14日 13点30分（北京时间）（从磋商文件开始发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不得少于10日）

地点：辽宁省沈阳市和平区太原北街12号华鹏商务大厦8楼会议室

五、开启

时间：2020年08月14日 13点30分（北京时间）

地点：辽宁省沈阳市和平区太原北街12号华鹏商务大厦8楼会议室

六、公告期限

自本公告发布之日起3个工作日。

七、其他补充事宜

通过在线下载获取文件后，须在获取文件截止时间前向指定邮箱liaoningjinchang@yeah.net发送邮件，邮件应包含以下材料扫描件:1、法人或者其他组织的营业执照等主体证明文件或自然人的身份证明电子版（自然人身份证明仅限在自然人作为响应主体时使用）；2、法定代表人（或非法人组织负责人）身份证明书（自然人作为响应主体时不需提供）；3、授权委托书原件（法定代表人、非法人组织负责人***

八、凡对本次采购提出询问，请按以下方式联系。

1.采购人信息

名 称：锦州铁路运输法院　　　　　

地址：***

联系方式***

2.采购代理机构信息

名 称：辽宁金昌建设工程咨询有限公司　　　　　　　　　　　　

地　址：***

联系方式***

3.项目联系方式

项目联系人***

电　话：***