档案数字化服务项目招标公告

招标编号：SZWK2009-W-X-015号
苏州市卫康招投标咨询服务有限公司受苏州市住房公积金管理中心吴中管理部之委托，就该单位需要的档案数字化服务项目进行询价，欢迎符合资格条件的单位前来参加投标。
一、服务范围：购单位提供场地，由中标单位负责对“苏州市住房公积金管理中心” 部分历年公积金业务档案的扫描，计划于2009年6月30日前完成。预估数量为，A4 350000页，少量A3纸。
二、服务内容：
(一)工作要求
1、确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。
2、严格遵守并达到国家标准：《中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2005）纸质档案数字化技术规范》。
3、保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。做好档案资料原件、复印件鉴别相关工作。
4、成果要求：分辨率200dpi以上，GROUP 4压缩方式；颜色：黑白二值或灰度；格式：双层TIFF。
5、档案扫描完成后，需要与馆藏现有的计算机目录数据进行一一对应。确保扫描图像与盒内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入现有档案数据库中。
6、档案扫描完成后，要尽可能地按照原来的装订方式进行细致认真的装订，力求保护原件。
7、扫描人员严格遵守档案管理的相关规定及档案部门的相关制度，认真做好扫描档案的保密和保护工作。
8、中标方自带全部扫描设备, 自觉遵守公积金管理中心管理规章；公积金管理中心提供工作场所、必要的桌椅、必要的办公用品及耗材。
9、人员：需配备6名操作人员和1名管理人员（不可因为抢工期等原因而私自增加或减少人员），人员均要求穿整齐划一的工作服，要有很高的纪律性和自觉性；中途不得随意更换工作人员（特殊情况除外）。
10、设备：7台PC和3台快速扫描仪或以上。具体电脑和扫描仪的使用情况可以由施工方自己分配。所有设备要求整齐、整洁、统一；以上设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属本项目的资料带进工作场所进行操作。
 (二) 纸质档案数字化要求
1、纸质档案数字化加工 包括：前期检查、整理、排序、登记、修复、扫描、制作、质检、档案目录输入、校验、档案装订、数据挂接、备份等；
2、提供统一操作平台，满足档案室和业务科室协同工作需求，实现档案数据的录入、分类、整理、归档、查询等业务要求。协助完成“苏州市住房公积金管理中心”相关数据的移植工作。
3、扫描要求
（1）扫描影像存储格式：TIFF格式（黑白二值）；对于照片及特殊档案采用灰度，采用JPEG格式；
（2）对同一档案编号的文件及其附件进行合并，生成一个文件，不乱序，不混档，文件以档案编号进行命名，按目录号/案卷号/档号进行存储，与目录进行挂接。
（3）图片的扫描精度要求扫描后的图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果，图像缩放100%；
（4）对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息；
（5）电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。
4、其他要求
（1）档案目录录入要求：卷内目录应要求进行录入，并进行校对，确保准确，并打印出来；
（2）纸制档案的整理要求：扫描前，对档案进行拆卷并整理，对不平整的档案进行平整，对错误的问题进行修正（如错码、漏码等）。扫描结束，须把档案恢复装订后按序上架，档案的页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象，装订要符合国家相关装订标准；
（3）纸张状况较差，过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式，不得损坏纸质档案；
（4）要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范；图片命名及组成符合招标单位档案管理软件要求；
（5）成交单位必须保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏，提交相应电子数据的光盘备份；
（6）电子档案以及纸制档案的制作整理要求以及验收标准符合国家纸质档案数字化技术规范。
（7）数据挂接：将完成好并转化为TIFF格式的电子档案数据进行核对，无误后将电子档案挂接至苏州市住房公积金管理中心的电子档案管理系统库。并提供双层PDF全文检索。
通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对??
5、保密要求
（1）中标单位须在合同中进行责任约定（保密安全协议另签）；中标单位在工作期间必须遵守苏州市住房公积金管理中心的相关保密制度；
（2）档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属招标单位，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交；
（3）工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。
（三）其他要求：
1、投标人必须具有独立法人资格的企业；
2、投标人必须具有3家以上单位档案数字化加工的成功案例（请提供合同复印件）；
3、投标人具有在苏州市住房公积金管理中心档案数字管理的经验；
3、投标人具有档案数字化软件、数字档案管理软件的著作权证（原件备查）；
4、投标企业须通过ISO9000系列质量管理体系认证；
5、参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；
6、投标供应商在本地须设有分支机构，能提供≤3小时响应的项目后期维护服务。
7、投标人需自携设备和人员上门提供加工服务，扫描设备为高速扫描仪和平台式扫描仪，分辨率在≥300DPI以上；采购方只提供场地和必要的档案业务指导。
8、目录录入要求：卷内目录应按照采购方要求进行双机校对录入，确保准确，并打印出来；
9、整理要求：档案扫描结束后，须进行整理。扫描前，对档案进行拆卷，检查编写的页码有无错页、漏页、页次有无颠倒等，对不平整的档案进行平整，把已打印好的卷内目录归入卷宗。扫描结束，须对有无缺失档案、页次是否颠倒进行检查，恢复装订后按序上架。
10、安全要求：成交单位工作期间必须遵守档案相关保密制度；成交单位必须保证档案内容与档案载体的安全，并在合同中进行责任约定（保密安全协议另签）；成交单位在工作中必须与采购方做好档案的安全交接，并有记录；成交单位作息时间与采购方工作人员基本一致。
三、文件组成：
1）企业法人营业执照复印件、税务登记证明复印件
2）本人有效身份证明、企业法人授权委托书（法人代表前来投标的可不提交）
3）供应商企业情况简介
4）数字化扫描、加工服务的技术方案
5）针对采购要求，对采购人实际情况所提供的详细的服务条款（服务进度计划）
6）服务的验收标准
7）服务承诺书
8）谈判响应报价表
9）办公人员管理细则
10）类似本项目的合同案例复印件（原件请携带至开标现场备查）
11）与本次采购相关的资格证明文件（包含但不限于采购文件中明确规定的资料）
详细说明服务的内容、形式、含免费维护时间、解决质量问题的响应时间、解决问题时间、维护单位名称、地点。
7、报价表（格式）：
 招标编号：____   __
投标报价表
序号 项目名称 数量（页） 单价（元） 总价（元）
1 A4纸  
分项报价单
序号 项目名称 价格（元）
1 工作人员费用
2 管理费用
3 工具
4 易耗品
投标总报价（人民币大写）：                      ￥：
报价单位（盖章）：             被授权人：                联系电话***
日期：    年     月    日
三、综合说明：
1、本次询价报价为综合报价，应包括在服务范围内所需要的管理内容、耗材、管理、办公设备、各种税费、人工、保险、劳保、维护、利润、税金定及合同包含的所有风险、责任等各项应有费用。
2、付款办法：
付款步骤：合同签订生效后，待完成上述工作，经验收合格后在供方向需方出具下列单据后15个工作日内由采购单位向供方一次性付清全部款。
A、需方签收的送货回单。
B、合格销售发票。
C、苏州市吴中区政府采购合同履行验收报告。
3、成交条件：??为本次询价的成交供应商。
4、成交供应商在到采购代理机构领取本次询价的成交通知书和合同书时须按成交金额的6‰向采购代理机构支付成交服务费。
5、请贵单位于2009年5月15日11：00时前按《报价文件组成》要求编制报价文件 壹 份，装订成册。盖章密封后由送到苏州市干将西路120号院内（友邦保险大厦二楼），不按报价文件组成要求或过时送达报价文件的，为无效报价。
6、各供应商在报价文件中所提供的资料均应是真实的，若有虚假，由其自行承担一切后果。
7、采购代理公司：苏州市卫康招投标咨询服务有限公司    联系人***
联系电话：0512-65237216，    传真：***
地址：***
8、采购（甲方）单位为：苏州市住房公积金管理中心
联系人：陆歆琦                       联系电话***